RAČUN

 

 

Račun je dokument, s katerim fakturiramo dobavljene artikle kupcu. S knjiženjem računa se poveča terjatev do kupcev v saldakontih. Račun se tudi zapiše v davčno knjigo izdanih računov. Vsi dokumenti veleprodaje se kreirajo , urejajo in izpisujejo v Urejevalniku prodajnih dokumentov.

 

 Račun je dokument, ki ga pišemo pri prodaji artiklov kupcu. Vsi podatki, ki so na računu so bili vneseni že pri pisanju dobavnice. S premikom iz dobavnice v račun smo prenesli na račun vse podatke, ki jih na računu ne moremo več popravljati, prav tako je račun takoj oštevilčen.

Dokument račun nastane vedno iz predhodnega dokumenta. Nastane lahko na dva načina:

-       s potiskanjem posamezne dobavnice v račun

-       Kreiranjem zbirnega dokumenta

 

 

Opomba: ker je pomoč generalna za vse, so prikazane vse možne funkcijske ikone v modulu. Za vklop željene funkcije je potrebno poslati zahtevek na portal za vklop iz strani odgovorne osebe na vašem podjetju.

 

Legenda ikon:

 

  Nov

  Prekliči (prekliči izbor)

  Shrani

  Natisni

  Predogled tiskanja

  Pošlji pdf po elektronski pošti

  Izvoz dokumenta                                                 

  Knjiži

  Odknjiži

  Premik

  Pred opomba

  Opombe

  Priponke

  Saldakontna kartica

  Osebe

  Povezava z NAD

  Izvoz v RIP          

  Hitri storno

  Optimalno (optimiziraj širino kolon)

  Davčno potrdi račun

  Vezana knjiga računov

  Pomoč

  Izhod (izhod iz programa)

 

Hitra navigacija:

 

1.    Delo z dokumentom RAC

1.1.      Primarno okno – tip, reference, osebe, dostop

1.2.      Sekundarno okno – Šifra klienta, Oblika, Datumi, Prejemnik, Povezava, Finance

1.3.      Vnos podatkov v vnosne mape tretjega okna urejevalnika dokumentov (terciarno okno)

1.4.      Shranjevanje in premik računa

1.5.      Zbirni dokumenti

1.6.      Urejanje obstoječega računa

1.7.     Izpis računa

1.8.     Hitri storno

 

 

 

 

 

Vnosno mapo odprtega dokumenta lahko razdelimo na tri okna.

·         Primarno okno (A) – Tip, Reference, Osebe, Dostop;  

·         Sekundarno okno (B) – Šifra klienta, Oblika, Datumi, Prejemnik, Povezava, Finance;

·         Terciarno okno (C) – Vnos, pregled in urejanje pozicij.

 

 

 

 

1.1.       Primarno okno – tip, reference, dostop

 

Vnos podatkov v vnosne mape prvega okna urejevalnika dokumentov za tip dokumenta Račun

 

Zavihek z nazivom Tip vsebuje osnovne evidenčne podatke o tem dokumentu:

 

 

·         V polju z obveznim vnosom, poslovna enota / stroškovno mesto, sta predlagana poslovna enota in stroškovno mesto v katero je prijavljen uporabnik, ki vnaša dokument. Kadar se dokument ne bo nanašal na predlagano poslovno enoto in stroškovno mesto, vpišete v polje ustrezni podatek. Lahko si pomagate s šifrantom, ki se odpre po kliku na ikono za vnosnim poljem.

 

·         Skladišče je polje z obveznim vnosom. Privzeto je predlagano vedno glavno skladišče. Kadar se dokument ne bo nanašal na to skladišče ga ustrezno spremenite. Okno s šifrantom skladišč odprete s klikom na ikono za vnosnim poljem. V šifrantu lahko izberete glavno skladišče ali skladišča, ki so v poslovni enoti, ki ste jo opredelili v prejšnjem vnosnem polju. Ostalih skladišč v šifrantu ne vidite in vam niso na razpolago.

·         Številka dokumenta, ki se izpiše na ekranu po vnosu in shranitvi dokumenta je številka, ki se številči v okviru poslovne enote, posebej za vsak tip dokumenta.

o   Novi dokument lahko vnesete tudi tako, da v polje »številka« vpišete številko, ki še ni zasedena in vnos potrdite s stiskom na tipko enter.

o   Če želite na ekranu videti dokument, ki ste ga že predhodno vnesli, v polje »Številka« vpišete številko tega dokumenta. Številko obstoječega dokumenta lahko poiščemo. S klikom na ikono  za vnosnim poljem odprete okno, ki vam omogoča vnos pogojev na podlagi katerih se izpiše lista dokumentov.

·         Pri vnosu novega dokumenta je zmeraj predlagan tekoči datum. Kadar na ekran prikličemo obstoječi dokument, se izpiše datum vnosa dokumenta.

V vnosno mapo z nazivom »Reference« se vnašajo podatki v primeru, da je potrebno v novi tip dokumenta prekopirati podatke iz izvornega dokumenta.

 

 

Zavihek z nazivom Osebe vsebuje se nanaša na  osebe, ki so dokument napisale, ga prejele ali izdale in odgovorno osebo, ki je podpisnik dokumenta.

 

 

·         Komercialist - oseba, ki je napisala in izdala račun stranki.

·         Podpisnik - odgovorna oseba, ki podpisuje dokumente (ponavadi direktor prodaje ali direktor podjetja).

·         Skladiščnik – skladiščnik, ki izda blago.

 

V zavihku z nazivom Dostop so zapisani podatki o dokumentu. Podatke vnaša program samodejno. Popravek ali vnos iz strani uporabnika ni možen.

 

 

·         Avtor - v tem polju je prikazan avtor dokumenta.

·         Datum izdelave - V tem polju se prikaže datum izdelave dokumenta.

·         Zadnja sprememba - v polje se vpiše ime uporabnika, ki je zadnji spreminjal podatke na dokumentu.

·         Datum zadnje spremembe - prikaže se datum, ko je bila narejena zadnja sprememba na dokumentu.

·         Uporabnik - v polju se prikaže oseba, ki uporablja dokument. Zapisan ostane zadnji uporabnik dokumenta.

·         Datum odprtja - prikaže se datum, ko je zadnji uporabnik odprl dokument.

·         Zadnji uporabnik tiskal – prikaže se podatek o zadnjem tiskanju dokumenta.

 

1.2.        Sekundarno okno – Šifra klienta, Oblika, Datumi, Prejemnik, Povezava, Finance

Zavihek z nazivom Šifra klienta vsebuje naslednje podatke:

·         Šifra - V vnosni mapi naslovnik vpišemo šifro klienta, kateremu je namenjen dokument. Podatek moramo obvezno vnesti v polje. Šifro klienta lahko najdemo v šifrantu, ki ga odpremo s klikom na ikono za vnosnim poljem. Naslovnik na dokumentu je pravna ali fizična oseba, ki je tudi bodoči plačnik računa.

 

·         Oseba - kadar želimo dokument nasloviti na določeno osebo, ki je zaposlena pri tem klientu, vpišemo v polje »Oseba« njeno šifro, ki jo lahko poiščemo v šifrantu. Šifrant odpremo s klikom na ikono  za vnosnim poljem.

 

 

 

Zavihek z nazivom Oblika vsebuje naslednje podatke:

·         Valuta - v polje valuta vpišete šifro valute, v kateri poslujete. Polje ima obvezen vnos.

·         Jezik - polje ima obvezen vnos. V njem opredelite jezik izdane fakture. S klikom na ikono  za vnosnim poljem se odpre šifrant tujih jezikov.

·         Cenik - polje ima privzet obvezen vnos podatka. V polju šifra cenika je predlagana šifra 1 - to je primarni cenik za kupce, ki se najpogosteje uporablja pri prodaji. Če želite imeti na dokumentu cene iz katerega drugega cenika, vpišete v to polje ustrezno šifro cenika. Šifrant cenikov lahko odprete s klikom na ikono  za vnosnim poljem.

·         Način plačila - polje ima obvezen vnos. Vanj vpišete predviden način plačila za dokument, ki ga izdajate. Priporočamo, da ta podatek kljub neobveznosti vnosa vpišete, saj je možnost, da se potrebuje v drugem dokumentu, v katerega se bo ta premaknil.

 

Zavihek z nazivom Datumi vsebuje naslednje podatke:

·         Datum DUR (Datum nastanka upniškega razmerja) – vnos podatka o datumu je obvezen. Program datum avtomatsko postavi na datum kreiranja računa.

·         Valuta dni, ki se prenese s poslovnega partnerja in pomeni število dni za plačilo od datuma DUR do datuma valute.

·         Datum valute je izračunan iz datuma DUR in števila dni.

·         Datum odpošiljanja blaga je datum ko ste oziroma boste blago poslali kupcu. 

 

 

Zavihek z nazivom Prejemnik vsebuje naslednje podatke:

 

V zavihku je vpisan kupec. Če kupec želi dostavo na drug naslov se ta vnese na tem mestu. Postopek za vpis prejemnika in kontaktne osebe pri prejemniku je enak kakor za vpis naslovnika in kontaktne osebe pri naslovniku.

 

·         Šifra – na tem mestu vnesete ali poiščete šifro poslovnega partnerja. To polje se izpolnjuje v primeru, ko prejemnik ni enak šifri klienta (več poslovnih enot ali drugi razlogi).

·         Oseba - kadar želite dokument nasloviti na določeno osebo, ki je zaposlena pri tem klientu, vpišemo v polje Oseba njeno šifro, ki jo lahko poiščete v šifrantu s klikom na ikono  poleg vnosnega polja.

Zavihek z nazivom Povezava vsebuje naslednje podatke:

 

 

·         Naročilnica - če ste račun napisali na podlagi naročilnice, v to polje vpišete naročilnico, na katero se navezuje predračun.

·         Številka pogodbe -  v kolikor imate s klientom oziroma naslovnikom sklenjeno pogodbo, v polje vpišete ustrezno številko pogodbe.

·         Dostava – V polje vnesete šifro tipa dostave – če želite obračun prevoza kliknete na okence »obračun prevoza«.

·         Izjava – Kadar gre za tujega kupca zaradi razvrstitve računa v davčno knjigo.

·         Projekt – Če gre za račun v okviru projekta, vnesete številko projekta oziroma ga izberete s pomočjo ikono za iskanje poleg.

 

Zavihek z nazivom Finance vsebuje naslednje podatke:

 

·         Konto - v vnosni mapi finance vpišete konto na katerega boste knjižili dokument. Kadar se dokument ne nanaša na kupca v državi, vpišete ustrezni konto, ki ga poiščete v šifrantu s klikom na ikono  poleg vnosnega polja.

·         Polje avansni račun

V polje ključ vnesete ključ avansnega računa, če je bil le-ta izstavljen. Lahko ga tudi poiščete v šifrantu dokumentov, ki ga odprete s klikom na ikono za vnosnim poljem.Po vnosu ključa se izpišejo podatki iz avansnega računa: datum avansnega računa, naslovnik, znesek in znesek DDV.

 

Ob izpisu dobavnice se prikaže znesek, ki je bil plačan s predplačilom in obračunan davek. Po knjiženju dobavnice se bodo vsi podatki prepisali tudi na račun.

 

1.3.        Vnos podatkov v vnosne mape tretjega okna urejevalnika dokumentov (terciarno okno)

V vnosnih mape tretjega okna Urejevalnika dokumenta lahko pregledujete podatke o pozicijah na dokumentu. Ker ste račun oblikovali s premikom iz drugega dokumenta so podatki že vpisani. V vnosni mapi seznam so v obliki tabele izpisane vse pozicije, ki so na računu.

 

 

 

V vnosni mapi z nazivom Podrobnosti vidimo vse podatke o poziciji na dokumentu. To so podatki o šifri artikla, količini, ceni, popustu, davčni stopnji in obliki izpisa pozicije na dokumentu.

 

 

·         Artikel-  šifra artikla, dobaviteljeva šifra in EAN koda.

·         Količina - število kosov, ki jih boste izdali iz skladišča.

·         Cena – v tem polju je že pripravljena predlagana prodajna cena. Predlagana prodajna cena je cena iz cenika. Izračunana je  lahko na podlagi nabavne cene, ki vsebuje neto ceno, stroške carine, stroške špedicije, stroške transporta, ostale stroške nabave, in je nato pomnožena s klasifikacijskim faktorjem in faktorjem na artiklu.

·         Rabat - v kolikor dajete popust na posamezno pozicijo, v to polje vpišete odstotek ali znesek popusta.

·         Šifra davčne stopnje - vsak artikel ima opredeljeno davčno stopnjo, ki se obračuna tudi na osnovi podane izjave o davku, ki jo definiramo v vnosni mapi Povezave (v primarnem oknu). V polje se avtomatsko vpiše izračunan davek.

Izpiši:  v tem polju definirate željeno obliko izpisa artikla na računu. Izpiše se lahko naziv artikla, opomba namesto artikla ali razširjen naziv artikla.

 

 

1.4.         Shranjevanje in premik računa

 

 

Kadar se nahajate v tretjem oknu urejevalnika dokumentov in ste s pregledom pozicij končali, s tipko F4 ali s klikom na ustrezno ikono dokument shranite.

 

 

 

Pred knjiženjem računa so možni še popravki, kasneje pa ne. Knjiženje ni možno v kolikor artikel ni na zalogi.

 

Po knjiženju je možen premik v drug dokument (primer: račun storno).  To naredite s klikom na ikono . Te premike je potrebno predhodno nastaviti.

 

Po odprtju shranjenega dokumenta izberete funkcijo za premik (1). Program bo prikazal okno z možnimi vrstami ciljnih dokumentov (2). Z miškinim kazalcem izberite vrsto dokumenta v katerega želite premakniti predračun. Če želite, da se bo nov ciljni dokument odprl v novem oknu izberi funkcijo (3). Za premik v nov dokument izberete funkcijo »VREDU« (4), za preklic premika izberete funkcijo »PREKLIČI« (5).

 

 

 

 

 

Programska oprema TIC omogoča izdelavo posameznih računov za vsako dobavnico posebej in izdelavo zbirnega računa za več dobavnic. Kadar je za vsako dobavnico narejen poseben račun programska oprema omogoča samodejno kreiranje računa takoj po knjiženju dobavnice, tako da uporabnik samo še izpiše račun. Kadar pa se uporabnik odloči, da bo izdeloval zbirne račune ali bo imel kombiniran sistem kreiranja računov pa tega avtomatizma ni.

 

 

Po izbiri premika bo program ustvaril nov dokument s svojo številko in ključem.

 

 

 

 

V zavihku Reference na računu je po premiku v ciljnem dokumentu zabeležen ključ računa, ki smo ga v tem primeru stornirali.

 

 

 

S knjiženjem računa se v saldakontno kartico kupcev zapiše terjatev (odprta postavka)

 

 

 

 

1.5.  Zbirni dokumenti

 

Programska oprema omogoča izdelavo zbirnega računa za več dobavnic. Za kreiranje zbirnega računa iz več dobavnic uporabite program Kreiranje zbirnega dokumenta V1 ali Kreiranje zbirnega dokumenta V2.

 

 

Kratka navodila za kreiranje zbirnih dokumentov

 

Modul za kreiranje zbirnih dokumentov je privzeto prijavljen v meniju veleprodaja.

 

 

 

Postopek:

 

 

Potrebno je izbrati stroškovno mesto (1), tip izvornega dokumenta (2).

 

Program bo sam izbral ciljni dokument glede na izvornega (3).

 

 Potrebno je vpisati skladišče (4), opcijsko se vpiše polje »Na skladišče« (5) v primeru, da želite izbor dokumentov, ki imajo v polju »na skladišče« vpisano skladišče.

 

Obvezen vnos je »šifra stranke« (6). Opcijsko se vpiše ali izbere šifra dostave (7) v primeru, da želite kreirati zbirni račun za samo eno vrsto načina dostave. Možna je kreacija zbirnega dokumenta po projektu (8).

 

Obvezno je potrebno izbrati časovni okvir (9), v katerem so se naredili dokumenti za katere želite kreirati zbirni račun.

 

Po izbiri vseh podatkov za filtriranje kliknete na gumb »Prikaži dokumente« (11). Te izberete s kljukanjem polj ob samih pozicijah (12).

 

Za ciljni dokument lahko izberete plačnika in prejemnika ter skladišče ciljnega dokumenta (13).

 

Program bo kreiral zbirni račun in v polju »Ključ zbirnega računa (10)« prikazal ključ zbirnega računa.

 

 

 

1.6.       Urejanje obstoječega računa

 

Račun se lahko ureja, če še ni bil poknjižen. Za urejanje računa se dokument odpre v urejevalniku dokumentov. Dokument se lahko poišče na sledeče načine:

 

Če je dokument vnesen med zadnjimi dokumenti:

 

 

 

 

 

S potrditvijo izbire dokumenta se bo izbran dokument prenesel v urejevalnik dokumentov.

 

 

Iskanje starejšega dokumenta

 

Kadar iskanega dokumenta ni med zadnjimi vnesenimi dokumenti se ta lahko poišče preko Listanja dokumentov. Ta program se lahko zažene iz:

 

Urejevalnika dokumentov:

 

 

 

 

 

Postopek:

 

V urejevalniku dokumentov izberete funkcijo za iskanje dokumentov za poljem ključ (1). V programu za listanje dokumentov v polje TIP (2) dokumenta vpišete iskano kratico dokumenta ali ga izberete s pomočjo menija, ki se odpre s klikom na ikono, ki se nahaja poleg vnosnega polja desno. Izberite še ostale parametre za izbor dokumentov. S funkcijo PRIKAŽI (3) program prikaže vse dokumente, ki odgovarjajo izbranim pogojem. Iskani dokument v listanju dokumentov izberi na začetku vrste (4). S funkcijo za prenos v urejevalnik  (5) ali dvojnim klikom na samo pozicijo prenesete dokument v urejevalnik dokumentov.

 

Enak iskalnik je prijavljen v osnovnem meniju

 

 

 

 

1.7.       Izpis računa

 

 

Program TIC omogoča direktno tiskanje na tiskalnik (1),  predogled izpisa na ekran (2) ali pošiljanje dokumenta v obliki PDF preko e-pošte (3). 

 

PRVO TISKANJE dokumenta morate vedno izvršiti preko predogleda, da si boste nastavili parametre za direktno tiskanje.

 

 

 

Potrebno je nastaviti:

 

·         Obrazec (1) kadar se tiskata tudi glava in noga dokumenta;

·         tiskalnik (2), kadar se ne izbere neposredno tiskanje na privzeti tiskalnik (3);

·         uporabo privzetega tiskalnika ob neposrednem tiskanju (3);

·         število kopij (4).

 

Na izpisih se lahko tiskajo tudi opombe.

 

Opombe

 

S klikom na ikono se odpre vnosna mapa, v kateri lahko izpišete opombe, ki ste jih predhodno vnesli v šifrant. Opombe v šifrantu so standardne opombe, ki se večkrat pojavljajo na različnih tipih dokumentov. V to polje lahko vpišete tudi poljuben tekst.

 

 

 

 

 

 

1.8.       Hitri storno

 

Hitri storno je predviden za dokumente tipa račun, kjer ne želite stornirati dobavnic ampak je potreba po manjšem popravku v glavi računa.

 

Popravki so: datum, valuta, opombe, izjava, pogodba, način plačila, naročilnica.

 

Postopek:

 

1.     Prodajni dokument tvorite po standardnem postopku (slika1).

Slika 1 Tvorba nove dobavnice

 

2.     Dokument shranite (1) in poknjižite (2). Po knjiženju je možen storno s klikom na ikono (3) (slika 2).

Slika 2 postopek storna

 

3.     Odpre se vam nova dobavnica (slika 3). Uspešen storno lahko preverite tudi preko ključa dokumenta.

Slika 3 novo nastala dobavnica

 

4.     Dokumentni tok (slika 5) lahko preverite s klikom na ikono (slika 4), ki je prikazana na sliki

Slika 4 ikona

Slika 5 dokumentni tok