POVPRAŠEVANJE

Povpraševanje je dokument s katerim se pri dobaviteljih išče najugodnejša ponudba za iskane artikle. Programska oprema TIC omogoča enostavno kreiranje dokumenta povpraševanje vsebino ter premik povpraševanja v naročilo dobavitelju.

Legenda ikon:

Nov

Prekliči (prekliči izbor)

Shrani

Natisni

Predogled tiskanja

Knjiži

Premik

Pred opomba

Opombe

Priponke

Optimalno (optimiziraj širino kolon)

Pomoč

Izhod (izhod iz programa)

Hitra navigacija:

1. Povpraševanje

1.1

1. Povpraševanje

Vnosno mapo odprtega dokumenta lahko razdelimo na tri okna.

• Primarno okno (A) – Tip, Reference, Osebe, Dostop;
• Sekundarno okno (B) – Šifra klienta, Oblika, Datumi, Prejemnik, Povezava, Finance;
• Terciarno okno (C ) – Vnos, pregled in urejanje pozicij.

1.1. Primarno okno – tip, reference, osebe, dostop

Zavihek z nazivom Tip vsebuje osnovne evidenčne podatke o tem dokumentu:

• V polju z obveznim vnosom, poslovna enota / stroškovno mesto, sta predlagana poslovna enota in stroškovno mesto v katero je prijavljen uporabnik, ki vnaša dokument. Kadar se dokument ne bo nanašal na predlagano poslovno enoto in stroškovno mesto, vpišemo v polje ustrezni podatek. Pomagamo si s šifrantom, ki ga odpremo s klikom na ikono za vnosnim poljem.

• Skladišče je polje z obveznim vnosom. Predlagano je zmeraj glavno skladišče. Kadar se dokument ne bo nanašal na to skladišče ga ustrezno spremenimo. Okno s šifrantom skladišč odpremo s klikom na ikono za vnosnim poljem. V šifrantu lahko izberemo glavno skladišče ali skladišča, ki so v poslovni enoti, ki smo jo opredelili v prejšnjem vnosnem polju. Ostalih skladišč v šifrantu ne vidimo in nam niso na razpolago.
• Številka dokumenta, ki se izpiše na ekranu po vnosu in shranitvi dokumenta je številka, ki se številči v okviru poslovne enote, posebej za vsak tip dokumenta.
• Novi dokument lahko vnesemo tudi tako, da v polje »številka« vpišemo številko, ki še ni zasedena in vnos potrdimo s stiskom na tipko enter.
• Če želimo na ekranu videti dokument, ki smo ga že vnesli, v polje Številka vpišemo številko tega dokumenta. Številko obstoječega dokumenta lahko poiščemo. S klikom na ikono za vnosnim poljem odpremo okno, ki nam omogoča vnos pogojev na podlagi katerih se izpiše lista dokumentov.
• Pri vnosu novega dokumenta je zmeraj predlagan tekoči datum. Kadar na ekran prikličemo obstoječi dokument, se izpiše datum vnosa dokumenta.

V vnosno mapo z nazivom »Reference« vnaša uporabnik podatke takrat, kadar želi v novi tip dokumenta prekopirati podatke iz izvornega dokumenta. Primer: prejeto naročilo -> proizvodni nalog. Pri pisanju predračuna lahko to vnosno mapo preskočimo.

Zavihek z nazivom Osebe vsebuje se nanaša na osebe, ki so dokument napisale, ga prejele ali izdale in odgovorno osebo, ki je podpisnik dokumenta.

· Komercialist - oseba, ki je dokument napisala.

· Podpisnik - odgovorna oseba, ki podpisuje dokumente (ponavadi direktor prodaje ali direktor podjetja).

· Skladiščnik – skladiščnik, ki izda blago.

V zavihku z nazivom Dostop so zapisani podatki o dokumentu, ki jih ne vnaša uporabnik.

• Avtor - v tem polju je zapisan avtor dokumenta.
• Datum izdelave - V tem polju se izpiše datum izdelave dokumenta.
• Zadnja sprememba - v polje se vpiše ime uporabnika, ki je zadnji spreminjal podatke na dokumentu.
• Datum zadnje spremembe - vpiše se datum, ko je bila narejena zadnja sprememba na dokumentu.
• Uporabnik - v polje se vpiše oseba, ki uporablja dokument, zapisan ostane zadnji uporabnik dokumenta.
• Datum odprtja - vpiše se datum, ko je zadnji uporabnik odprl dokument.
• Zadnji uporabnik tiskal: podatke o zadnjem tiskanju dokumenta.

1.2. Sekundarno okno - šifra klienta, oblika, datumi, prejemnik, povezava, finance

V sekundarno okno se vnesejo naslednji podatki: Šifra klienta, Oblika, Datumi, Prejemnik, Povezava, Finance.

Zavihek z nazivom Šifra klienta vsebuje naslednje podatke:

• Dobavitelj - V vnosni mapi naslovnik vpišemo šifro dobavitelju, ki mu je namenjen dokument. Podatek moramo obvezno vnesti v polje. Šifro klienta lahko najdemo v šifrantu, ki ga odpremo s klikom na ikono za vnosnim poljem.

· V polje oseba vnesemo šifro kontaktne osebe pri dobavitelju ali pa jo izberemo iz spiska kontaktnih oseb, ki se lahko prikliče z izbiro funkcije za iskanje kontaktnih oseb dobavitelja s klikom na ikono ? poleg vnosnega polja. Program bo prikazal podatke kontaktnih oseb v polje ob šifri kontaktne osebe

Zavihek z nazivom Oblika vsebuje podatek o valuti in jeziku.

V zavihku OBLIKA se vnaša samo tečaj kadar je dobaviteljeva valuta različna od valute, ki jo uporabljate.

V polje valuta vpišemo šifro valute, v kateri bomo pisali cene in zneske na dokument. Polje moramo obvezno vnesti.

V polje jezik vpišemo šifro jezika, v katerem bomo dokument izdali. Vnos podatka je obvezen.

Zavihek z nazivom Datumi vsebuje podatke o datumih.

V zavihku DATUMI je datum povpraševanja že vnesen in se ga lahko popravi.

Vpiše se lahko tudi željen datum dobave.

Zavihek z nazivom Prejemnik vsebuje podatke o prejemniku.

• Tu se vnese ali poišče šifra poslovnega partnerja. To pride prav v primeru poslovnega partnerja, ki ima več poslovnih enot.

V zavihku PREJEMNIK je vpisan dobavitelj. Če želite dobavitelja opozoriti, da bo moral artikle na povpraševanju dostavit na drug naslov lahko v prejemnika vnesete šifro prejemnika iz šifranta poslovnih partnerjev. Postopek za vpis prejemnika in kontaktne osebe pri prejemniku je enak kakor za vpis naslovnika in kontaktne osebe pri naslovniku.

V zavihku »Povezava« se lahko vnese podatek o željenem načinu dostave.

V zavihku finance je prikazan saldakontni konto dobavitelja za izbranega dobavitelja.

1.3. Vnos in urejanje pozicij prejema (terciarno okno)

V vnosne mape tretjega okna Urejevalnika dokumenta vnašamo podatke o pozicijah na dokumentu.

V vnosni mapi seznam so v obliki tabele izpisane vse pozicije, ki so na prejemu.

V vnosni mapi z nazivom Podrobnosti vidimo vse podatke o poziciji na dokumentu. To so podatki o šifri artikla, količini, bruto nabavni ceni..

1.4. Urejanje obstoječega povpraševanja

Dokument se lahko ureja, če še ni bi poknjižen. Za urejanje prejema se dokument odpre v urejevalniku dokumentov. Dokument se lahko poišče na sledeče načine:

Če je dokument vnesen med zadnjimi:

• Izberite funkcijo za nov dokument (1). V prikazu možnih dokumentov izberite zavihek »Dostop« (2). Izberite prikaz vnesenih dokumentov (3).
• Iz spiska prikazanih dokumentov (4) izberite željen dokument.

S potrditvijo izbire dokumenta se bo izbran dokument prenesel v urejevalnik dokumentov.

Iskanje starejšega dokumenta

Kadar dokument ni med zadnjimi vnesenimi, se le-ta lahko poišče preko Listanja dokumentov. Ta program se lahko zažene iz:

Urejevalnika dokumentov:

Postopek:

V urejevalniku dokumentov izberete funkcijo za iskanje dokumentov za poljem ključ (1). V programu za listanje dokumentov v polje TIP (2) dokumenta vpišete PVP. Izberite še ostale parametre za izbor dokumentov. S funkcijo PRIKAŽI (3) program prikaže vse dokumente, ki odgovarjajo izbranim pogojem. Iskani dokument v listanju dokumentov izberi na začetku vrste (4). S funkcijo za prenos v urejevalnik (5) ali dvojnim klikom na samo pozicijo prenesete dokument v urejevalnik dokumentov.

Enak iskalnik je prijavljen v osnovnem meniju

1.6. Izpis dokumenta

Program TIC omogoča direktno tiskanje na tiskalnik (1), predogled izpisa na ekran (2) ali pošiljanje dokumenta v obliki PDF preko e-pošte (3).

PRVO TISKANJE dokumenta morate vedno izvršiti preko predogleda, da si boste nastavili parametre za direktno tiskanje.

Potrebno je nastaviti:

· Obrazec (1) kadar se tiskata tudi glava in noga dokumenta;

· tiskalnik (2), kadar se ne izbere neposredno tiskanje na privzeti tiskalnik (3);

· uporabo privzetega tiskalnika ob neposrednem tiskanju (3);

· število kopij (4).

Na izpisih se lahko tiskajo tudi opombe.

Opombe

S klikom na ikono se odpre vnosna mapa, v kateri lahko izpišete opombe, ki ste jih predhodno vnesli v šifrant. Opombe v šifrantu so standardne opombe, ki se večkrat pojavljajo na različnih tipih dokumentov. V to polje lahko vpišete tudi poljuben tekst.

1.7. Premiki dokumentov

Povpraševanje je dokument s katerim se izbira najugodnejši ponudnik za potrebne artikle. Posledica izdanega povpraševanja je ponudba dobavitelja in naročilo dobavitelju. Premakne se lahko samo shranjeno povpraševanje iz katerega še ni bilo kreirano naročilo dobavitelju.

Premik v drugo povpraševanje

Da ni potrebno večkratno vnašanje enakega povpraševanja pri iskanju ponudb pri več dobaviteljih je omogočen premik povpraševanja v več drugih povpraševanj. Pri tem premiku se v na novo kreiranem povpraševanju spremeni samo dobavitelj.

Premik v naročilo dobavitelju

Po prejeti ponudbi dobavitelju se izstavi naročilo dobavitelju. Naročilo dobavitelju se izvrši s premikom povpraševanja v naročilo. Po premiku v naročilo se povpraševanje ne more več popravljati.

Po odprtju shranjenega dokumenta izberete funkcijo za premik (1). Program bo prikazal okno z možnimi vrstami ciljnih dokumentov (2). Z miškinim kazalcem izberite vrsto dokumenta v katerega želite premakniti predračun. Če želite, da se bo nov ciljni dokument odprl v novem oknu izberi funkcijo (3). Za premik v nov dokument izberete funkcijo »VREDU« (4), za preklic premika izberete funkcijo »PREKLIČI« (5).

Postopek premika

Po izbiri premika bo program ustvaril nov dokument s svojo številko in ključem.

Osnovni dokument bo v zavihku REFERENCE imel vpisan ključ ciljnega dokumenta. Ciljni, na novo kreiran dokument pa ima v zavihku REFERENCE vpisan ključ izvornega dokumenta, torej dokumenta iz katerega je nastal.

Po premiku dokumenta se ciljni dokument ureja po navodilih kakor da je bil ročno ustvarjen.

ARHIV

2.1 Povpraševanje PVP

2.1.1 Kreiranje novega povpraševanja

2.1.2 Urejanje obstoječega povpraševanja

2.1.3 Izpis povpraševanja

2.1.4 Premik v drugo povpraševanje ali naročilo dobavitelju

2.1.5 Vnos in urejanje pozicij povpraševanja

2.1 Povpraševanje

Povpraševanje je dokument s katerim se pri dobaviteljih išče najugodnejša ponudba za iskane artikle. Programska oprema TIC omogoča enostavno kreiranje dokumenta povpraševanje in kreiranje večih povpraševanj z enako vsebino ter premik povpraševanja v naročilo dobavitelju. Vsi dokumenti nabave se kreirajo , urejajo in izpisujejo v Urejevalniku nabavnih dokumentov.

2.1.1 Kreiranje novega povpraševanja

1 Z miškinim kazalcem izberi funkcijo za kreiranje novega dokumenta ali pritisni tipko F3

2 V oknu z tipi dokumentov z miškinim kazalcem izberi povpraševanje

3 Z miškinim kazalcem potrdi kreiranje novega povpraševanja

Program bo v vnosnem oknu pripravil vnosno masko za povpraševanje. V zavihkih podatkov o dokumentu bodo pripravljeni vsi potrebni podatki za nadaljevanje vnosa.

Vnos se nadaljuje v zavihku NASLOVNIK, ki je v primeru nabavnih dokumentov dobavitelj.

V polje dobavitelj (1) vnesi šifro dobavitelja. Če šifre ne poznaš jo izberi iz spiska dobaviteljev, ki si ga lahko prikličeš z izbiro funkcije (2) za iskanje dobaviteljev. V sosedna polja (3 , 4) program prikaže podatke za izbranega dobavitelja. V polje oseba (5) vnesi šifro kontaktne osebe pri dobavitelju ali pa jo izberi iz spiska kontaktnih oseb, ki si ga lahko prikličeš z izbiro funkcije (6) za iskanje kontaktnih oseb dobavitelja. Program bo prikazal podatke kontaktnih oseb v polje (7) ob šifri kontaktne osebe.

V zavihku OBLIKA se vnaša samo tečaj kadar je dobaviteljeva valuta različna od valute, ki jo uporabljate.

V zavihku DATUMI je datum povpraševanja že vnesen in se ga lahko popravi. Vpiše se lahko tudi želen datum dobave.

V zavihku PREJEMNIK je vpisan dobavitelj. Če želiš dobavitelja opozorit, da bo moral artikle na povpraševanju dostavit na drug naslov lahko v prejemnika vneseš šifro prejemnika iz šifranta poslovnih partnerjev. Postopek za vpis prejemnika in kontaktne osebe pri prejemniku je enak kakor za vpis naslovnika in kontaktne osebe pri naslovniku.

Vnos in urejanje pozicij povpraševanja

Po vnosu in ureditvi vseh pozicij je potrebno do konca urediti in izpisati še dokument. Vpišejo se opombe na dokumentu in dokument shrani.

1 Vpisane predopombe se na izpisu dokumenta izpišejo pred izpisom pozicij

2 Vpisane opombe dokumenta se izpišejo na koncu dokumenta pred podpisniki

3 s shranitvijo dokumenta dokument pridobi številko in ključ dokumenta

2.1.2 Urejanje obstoječega povpraševanja

Povpraševanje se lahko ureja, če še ni bilo iz povpraševanja kreirano naročilo dobavitelju. Za urejanje povpraševanja se povpraševanja včita v urejevalnik dokumentov. Dokument se lahko poišče na sledeče načine:

Če je povpraševanje vnešeno med zadnjimi dokumenti:

Izberite funkcijo za nov dokument (1). V prikazu možnih dokumentov izberi zavihek DOSTOP (2). Izberite prikaz vnesenih dokumentov (3). Iz spiska prikazanih dokumentov (4) izberi željen dokument. Izbor potrdi s funkcijo V REDU (5). Če med prikazanimi dokumenti ni željenega dokumenta izberi funkcijo prekliči (6).

S potrditvijo izbire dokumenta se bo izbran dokument prenesel v urejevalnik dokumentov.

Iskanje starejšega povpraševanja

Kadar povpraševanja ni med zadnjimi vnesenimi dokumenti se dokument lahko poišče s programom ISKANJE DOKUMENTOV NABAVE. Ta program se lahko zažene iz:

- Urejevalnika dokumentov

V urejevalniku dokumentov izberi funkcijo za iskanje dokumentov za poljem ključ (1). V programu za listanje dokumentov v polje TIP (2) dokumenta vpišite PVP. Izberite še ostale parametre za izbor dokumentov. S funkcijo PRIKAŽI (3) program prikaže vse dokumente, ki odgovarjajo izbranim pogojem. Iskani dokument v listanju dokumentov izberi na začetku vrste (4). S funkcijo za prenos v urejevalnik (5) prenesi dokument v urejevalnik dokumentov.

- Osnovnega menija

V meniju izberi program za iskanje dokumentov nabave (1). V programu za listanje dokumentov v polje TIP (2) dokumenta vpišite PVP. Izberite še ostale parametre za izbor dokumentov. S funkcijo PRIKAŽI (3) program prikaže vse dokumente, ki odgovarjajo izbranim pogojem. Iskani dokument v listanju dokumentov izberi na začetku vrste (4). S funkcijo za prenos v urejevalnik (5) prenesi dokument v urejevalnik dokumentov.

2.1.3 Izpis povpraševanja

Po shranitvi dokumenta se dokument lahko izpiše. Program omogoča predogled izpisa na ekran (2) ali pa direktno tiskanje na tiskalnik (1).

PRVO TISKANJE dokumenta morate vedno izvršiti preko predogleda, da si boste nastavili parametre za direktno tiskanje.

Nastavi se :

1 obrazec kadar se tiskata tudi glava in noga dokumenta

2 tiskalnik, kadar se ne izbere neposredno tiskanje na privzeti tiskalnik (3)

3 uporaba privzetega tiskalnika ob neposrednem tiskanju

4 število kopij

Vse te nastavitve veljajo tudi za predogled izpisa na ekran.

Povpraševanje se izpisuje v dveh oblikah:

Povpraševanje brez cen

Povpraševanje s cenami

2.1.4 Premik v drugo povpraševanje ali naročilo dobavitelju

Povpraševanje je dokument s katerim se izbira najugodnejši ponudnik za potrebne artikle. Posledica izdanega povpraševanja je ponudba dobavitelja in naročilo dobavitelju. Premakne se lahko samo shranjeno povpraševanje iz katerega še ni bilo kreirano naročilo dobavitelju.

Premik v drugo povpraševanje

Da ni potrebno večkratno vnašanje enakega povpraševanja pri iskanju ponudb pri večih dobaviteljih je omogočen premik povpraševanja v več drugih povpraševanj. Pri tem premiku se v na novo kreiranem povpraševanju spremeni samo dobavitelj.

Premik v naročilo dobavitelju

Po prejeti ponudbi dobavitelju se izstavi naročilo dobavitelju. Naročilo dobavitelju se izvrši s premikom povpraševanja v naročilo. Po premiku v naročilo se povpraševanje ne more več popravljati.

Postopek premika

Po včitanju shranjenega dokumenta izberi funkcijo za premik (1). Program bo prikazal okno z možnimi vrstami ciljnih dokumentov (2). Z miškinim kazalcem izberite vrsto dokumenta v katerega želite premakniti povpraševanje. Če želite, da se bo nov ciljni dokument odprl v novem oknu izberi funkcijo (3). Za premik v nov dokument izberi funkcijo VREDU (4), za preklic premika izberi funkcijo PREKLIČI (5).

Po izbiri premika bo program ustvaril nov dokument s svojo številko in ključem.

Osnovni dokument bo v zavihku REFERENCE imel vpisan ključ ciljnega dokumenta

Ciljni na novo kreiran dokument pa ima v zavihku REFERENCE vpisan ključ izvornega dokumenta, torej dokumenta iz katerega je nastal.

Po premiku dokumenta se ciljni dokument ureja po navodilih kakor da je bil ročno ustvarjen.