PREJEM

Prejem je dokument s katerim na skladišče sprejemamo artikle. Ta lahko nastane z ročnim vnosom pozicij ali pa s prenosom pozicij iz dokumenta Naročilo dobavitelju.

S knjiženjem prejema se povečuje dejanska zaloga artikla na skladišču in zmanjšuje količina izdanih naročil. Vse te spremembe se poznajo na vseh pregledih zalog in izdanih naročil.

Ob standardnih funkcijah dokumentov se na dokumentu Prejem uporabljajo še posebne funkcije:

Vnos podatkov za knjigovodske vpise

Vnos prejemne kalkulacije

Prenos pozicij za Intrastat poročilo

Legenda ikon:

Nov

Prekliči (prekliči izbor)

Shrani

Natisni

Predogled tiskanja

Pošlji pdf po elektronski pošti

Izvoz dokumenta

Uvoz iz dokumenta

Preračun nabavnih cen

Serijske številke

Knjiži

Premik

Pred opomba

Opombe

Priponke

Saldakontna kartica

Knjigovodski vpis

Prevzemna kalkulacija

Najava dokumenta v skladiščno poslovanje

Pregled TIC – Skladiščno poslovanje

Pregled dnevnika prenosa s terminali

Osebe

Povezava z NAD

Optimalno (optimiziraj širino kolon)

Pomoč

Izhod (izhod iz programa)

Hitra navigacija:

1. Prejem

1.1. Primarno okno – tip, reference, osebe, dostop

1.2. Sekundarno okno - šifra klienta, oblika, datumi, prejemnik, povezava, finance

1.3. Vnos in urejanje pozicij prejema (terciarno okno)

1.4. Urejanje in izpis dokumenta

1.5. Urejanje obstoječega prejema

1.6. Izpis prejema

1. Prejem

Vnosno mapo odprtega dokumenta lahko razdelimo na tri okna.

· Primarno okno (A) – Tip, Reference, Osebe, Dostop;

· Sekundarno okno (B) – Šifra klienta, Oblika, Datumi, Prejemnik, Povezava, Finance;

· Terciarno okno (C ) – Vnos, pregled in urejanje pozicij.

1.1. Primarno okno – tip, reference, osebe, dostop

Zavihek z nazivom Tip vsebuje osnovne evidenčne podatke o tem dokumentu:

· V polju z obveznim vnosom, poslovna enota / stroškovno mesto, sta predlagana poslovna enota in stroškovno mesto v katero je prijavljen uporabnik, ki vnaša dokument. Kadar se dokument ne bo nanašal na predlagano poslovno enoto in stroškovno mesto, vpišemo v polje ustrezni podatek. Pomagamo si s šifrantom, ki ga odpremo s klikom na ikono za vnosnim poljem.

· Skladišče je polje z obveznim vnosom. Predlagano je zmeraj glavno skladišče. Kadar se dokument ne bo nanašal na to skladišče ga ustrezno spremenimo. Okno s šifrantom skladišč odpremo s klikom na ikono za vnosnim poljem. V šifrantu lahko izberemo glavno skladišče ali skladišča, ki so v poslovni enoti, ki smo jo opredelili v prejšnjem vnosnem polju. Ostalih skladišč v šifrantu ne vidimo in nam niso na razpolago.

· Številka dokumenta, ki se izpiše na ekranu po vnosu in shranitvi dokumenta je številka, ki se številči v okviru poslovne enote, posebej za vsak tip dokumenta.

o Novi dokument lahko vnesemo tudi tako, da v polje »številka« vpišemo številko, ki še ni zasedena in vnos potrdimo s stiskom na tipko enter.

o Če želimo na ekranu videti dokument, ki smo ga že vnesli, v polje Številka vpišemo številko tega dokumenta. Številko obstoječega dokumenta lahko poiščemo. S klikom na ikono za vnosnim poljem odpremo okno, ki nam omogoča vnos pogojev na podlagi katerih se izpiše lista dokumentov.

· Pri vnosu novega dokumenta je zmeraj predlagan tekoči datum. Kadar na ekran prikličemo obstoječi dokument, se izpiše datum vnosa dokumenta.

V vnosno mapo z nazivom »Reference« vnaša uporabnik podatke takrat, kadar želi v novi tip dokumenta prekopirati podatke iz izvornega dokumenta. Primer: prejeto naročilo -> proizvodni nalog. Pri pisanju predračuna lahko to vnosno mapo preskočimo.

Zavihek z nazivom Osebe vsebuje se nanaša na osebe, ki so dokument napisale, ga prejele ali izdale in odgovorno osebo, ki je podpisnik dokumenta.

· Komercialist - oseba, ki je napisala in izdala predračun stranki.

· Podpisnik - odgovorna oseba, ki podpisuje dokumente (ponavadi direktor prodaje ali direktor podjetja).

· Skladiščnik – skladiščnik, ki izda blago.

V zavihku z nazivom Dostop so zapisani podatki o dokumentu, ki jih ne vnaša uporabnik.

· Avtor - v tem polju je zapisan avtor dokumenta.

· Datum izdelave - V tem polju se izpiše datum izdelave dokumenta.

· Zadnja sprememba - v polje se vpiše ime uporabnika, ki je zadnji spreminjal podatke na dokumentu.

· Datum zadnje spremembe - vpiše se datum, ko je bila narejena zadnja sprememba na dokumentu.

· Uporabnik - v polje se vpiše oseba, ki uporablja dokument, zapisan ostane zadnji uporabnik dokumenta.

· Datum odprtja - vpiše se datum, ko je zadnji uporabnik odprl dokument.

· Zadnji uporabnik tiskal: podatke o zadnjem tiskanju dokumenta.

1.2. Sekundarno okno - šifra klienta, oblika, datumi, prejemnik, povezava, finance

V sekundarno okno se vnesejo naslednji podatki: Šifra klienta, Oblika, Datumi, Prejemnik, Povezava, Finance.

Zavihek z nazivom Šifra klienta vsebuje naslednje podatke:

· Šifra - V vnosni mapi naslovnik vpišemo šifro dobavitelja. Podatek moramo obvezno vnesti v polje. Šifro dobavitelja lahko najdemo v šifrantu poslovnih partnerjev, ki ga odpremo s klikom na ikono za vnosnim poljem. Naslovnik na dokumentu je pravna ali fizična oseba, ki je tudi bodoči plačnik računa.

· Oseba - kadar želimo dokument nasloviti na določeno osebo, ki je zaposlena pri tem klientu, vpišemo v polje Oseba njeno šifro, ki jo lahko poiščemo v šifrantu. Šifrant odpremo s tipko F12 ali klikom na ikono za vnosnim poljem.

Zavihek z nazivom Oblika vsebuje podatek o valuti.

V polje valuta vpišemo šifro valute, v kateri bomo pisali cene in zneske na dokument. Polje moramo obvezno vnesti.

Zavihek z nazivom Prejemnik vsebuje podatke o prejemniku.

· Tu se vnese ali poišče šifra poslovnega partnerja. To pride prav v primeru poslovnega partnerja, ki ima več poslovnih enot.

V zavihku »Povezava« se vnaša številka naročilnice po kateri je dobavitelj poslal artikle, ki se prejemajo, Če se bodo pozicije kreirale iz dokumenta Naročilo dobavitelju bo program sam zapisal številko izdane naročilnice iz katere se bodo prenesle pozicije iz Naročila dobavitelju na prejem. Vnese se tudi pogodba.

· Naročilnica - če smo predračun napisali na podlagi naročilnice, v to polje vpišemo na katero naročilnico se navezuje predračun.

· Številka pogodbe - če imamo s klientom oziroma naslovnikom sklenjeno pogodbo in se izdani predračun nanaša nanjo oziroma pogoje, ki so zapisani v njej, v polje vpišemo ustrezno številko pogodbe.

V zavihku finance je prikazan saldakontni konto dobavitelja za izbranega dobavitelja.

1.3. Vnos in urejanje pozicij prejema (terciarno okno)

V vnosne mape tretjega okna Urejevalnika dokumenta vnašamo podatke o pozicijah na dokumentu.

V vnosni mapi seznam so v obliki tabele izpisane vse pozicije, ki so na prejemu.

V vnosni mapi z nazivom Podrobnosti vidimo vse podatke o poziciji na dokumentu. To so podatki o šifri artikla, količini, bruto nabavni ceni in prevzemni kalkulaciji.

Vnosna maska za pozicijo prejema je razdeljena v tri dele:

· Osnovni podatki o prejemnem artiklu (šifra, količina, cena).

Artikel- vpiše se šifra artikla, dobaviteljeva šifra artikla ali črtna koda artikla. Če podatkov ne poznate, je možen izbor s funkcijo za iskanje artiklov.

Količina – vpiše se količina. Kdar se pozicije prenašajo iz izdanega naročila dobavitelju, se količina prenese od tam .

Nabavna cena /EM – Program ponudi zadnjo nabavno ceno. Če je cena vpisana na naročilu se cena prenese od tam .

· Kalkulativni podatki prejemnega artikla (rabati, stroški)

Če je bila pred vnosom pozicije vnesena prejemna kalkulacija dokumenta  in so v njej bili vpisani kalkulativni podatki potem se ti na poziciji ne rabijo vnašati, ker se prenašajo iz glave dokumenta. Če pa niso bili vneseni v prejemno kalkulacijo dokumenta pa se lahko vnašajo za vsako pozicijo posebej. Prejemna kalkulacija dokumenta se lahko vnese tudi po vpisu pozicij in se bodo pozicije preračunale s kalkulativnimi parametri iz glave dokumenta. Vsi kalkulativni parametri se lahko vnašajo v vrednosti ali v %. Če je vpisana absolutna vrednost program sam izračuna %, če pa je vpisan % program izračuna vrednost.

· Rabat osnova pri izračun rabata je nabavna cena/EM

· Dodatni rabat osnova za izračun dodatnega rabata je nab.cena/EM-rabat

· Prevoz do meje in doma, carina, špedicija, ostali stroški za vsak posamezen strošek je osnova pri izračunu nab.cena/EM – rabat

Vsi kalkulativni stroški vplivajo na končno nabavno ceno in vrednost artikla na poziciji.

1.4. Urejanje in izpis dokumenta

Po vnosu in ureditvi vseh pozicij je potrebno do konca urediti in izpisati še dokument. Vpišejo se prevzemna kalkulacija, opombe na dokumentu in dokument shrani.

· Prevzemna kalkulacija (1) se mora vpisati pred shranitvijo dokumenta, če še ni bila vpisana.

· Vpisane predopombe (2) se na izpisu dokumenta izpišejo pred izpisom pozicij.

· Vpisane opombe dokumenta (3) se izpišejo na koncu dokumenta pred podpisniki.

· Ko dokument shranite, le-ta (4) pridobi številko in ključ dokumenta (5) in omogoči se funkcija za knjiženje prejema (6).

1.5. Urejanje obstoječega prejema

Prejem se lahko ureja, če še ni bi poknjižen. Če se zaloge vodijo po FIFO metodi se lahko cene, vrednosti in kalkulativni podatki popravljajo in urejajo tudi, če je prejem že poknjižen, vendar samo tako dolgo dokler je odprto obdobje za knjiženje. Za urejanje prejema se dokument odpre v urejevalniku dokumentov. Dokument se lahko poišče na sledeče načine:

Če je prejem vnesen med zadnjimi dokumenti:

· Izberite funkcijo za nov dokument (1). V prikazu možnih dokumentov izberite zavihek »Dostop« (2). Izberite prikaz vnesenih dokumentov (3).

· Iz spiska prikazanih dokumentov (4) izberite željen dokument.

S potrditvijo izbire dokumenta se bo izbran dokument prenesel v urejevalnik dokumentov.

Iskanje starejšega prejema

Kadar prejem ni med zadnjimi vnesenimi dokumenti se dokument lahko poišče preko Listanja dokumentov. Ta program se lahko zažene iz:

Urejevalnika dokumentov:

Postopek:

V urejevalniku dokumentov izberete funkcijo za iskanje dokumentov za poljem ključ (1). V programu za listanje dokumentov v polje TIP (2) dokumenta vpišete PRE. Izberite še ostale parametre za izbor dokumentov. S funkcijo PRIKAŽI (3) program prikaže vse dokumente, ki odgovarjajo izbranim pogojem. Iskani dokument v listanju dokumentov izberi na začetku vrste (4). S funkcijo za prenos v urejevalnik (5) ali dvojnim klikom na samo pozicijo prenesete dokument v urejevalnik dokumentov.

Enak iskalnik je prijavljen v osnovnem meniju

1.6. Izpis prejema

Program TIC omogoča direktno tiskanje na tiskalnik (1), predogled izpisa na ekran (2) ali pošiljanje dokumenta v obliki PDF preko e-pošte (3).

PRVO TISKANJE dokumenta morate vedno izvršiti preko predogleda, da si boste nastavili parametre za direktno tiskanje.

Potrebno je nastaviti:

· Obrazec (1) kadar se tiskata tudi glava in noga dokumenta;

· tiskalnik (2), kadar se ne izbere neposredno tiskanje na privzeti tiskalnik (3);

· uporabo privzetega tiskalnika ob neposrednem tiskanju (3);

· število kopij (4).

Na izpisih se lahko tiskajo tudi opombe.

Opombe

S klikom na ikono se odpre vnosna mapa, v kateri lahko izpišete opombe, ki ste jih predhodno vnesli v šifrant. Opombe v šifrantu so standardne opombe, ki se večkrat pojavljajo na različnih tipih dokumentov. V to polje lahko vpišete tudi poljuben tekst.

Prejem se lahko izpisuje v sledečih oblikah (opcije):

1. Prejem z vsemi podatki, količine, cene in stroški

2. Prejem brez cen in stroškov

3. Prejem s cenami brez stroškov

4. Prejem uvoz s podatki za knjigovodski vpis

5. Izpis knjigovodskega vpisa

6. Izpis črtnih kod

7. Izpis nalepk

8. Izpis prejetih rezervacij za prejem