KREIRANJE IN OBDELOVANJE POTNIH NALOGOV

V tem modulu kreiramo potni nalog. Vnosno okno potnega naloga je razdeljeno na štiri tematske sklope:

Tematski sklopi so naslednji:

· vnos osnovnih podatkov (glava potnega naloga);

· vnos predujmov (preglednica);

· vnos prilog (preglednica);

· vnos relacij (preglednica).

Za pravilno delovanje evidence službenih poti je vnos osnovnih podatkov obvezen, medtem ko je vnos ostalih podatkov pogojen z dejanskim dogodkom službene poti.

Opis funkcijskih gumbov

Novi vnos

Shranitev podatkov

Preklic vnosa

Brisanje vnosa

Urejanje vnosa

Optimiranje prikaza preglednic

Naslednji tematski del

Prvo knjiženje (odhod na službeno pot)

Drugo knjiženje (zaključek službene poti)

Tretje knjiženje (predano v obračun)

Obračun potnega naloga

Tiskanje potnega naloga

Priklic elektronske pomoči

Izhod

1.1 Kreiranje potnega naloga

Potni nalog lahko izstavimo, kadar so relacije poti znane vnaprej ali pa kadar relacije poti niso znane vnaprej in voznik le-te vnaša med službeno potjo. V nadaljevanju sledi opis postopka kreiranja potnega naloga:

1. Izberemo gumb za novi vnos .

2. V polja tematskega dela »Osnovni podatki« vnesemo potrebne podatke, ki jih lahko vnašamo s pomočjo ikone → le-ta nam prikliče podatke iz ustreznih šifrantov.

3. Po želji oziroma po potrebi izpolnimo tudi polja v preostalih tematskih delih:

· relacije: v kolikor pot vnaprej ni znana, lahko polja pri prvem knjiženju pustimo prazna ter izpišemo potni nalog brez pozicij (na izpisanem potnem listu lahko zaposleni na službeni poti sam izpolnjuje relacije službene poti)

Pri prvem vnosu relacije modul samodejno vnese stranko odhoda – matično podjetje. Stranko odhoda za vse naslednje pozicije modul prav tako vnese samodejno – pri tem upošteva stranko prihoda na predhodni poziciji.

Pri vpisovanju relacij moramo biti posebej pozorni na časovno zveznost – odhod in prihod k stranki (datum/čas odhoda mora biti drugačen od datuma/časa prihoda).

V kolikor obstoja določen sklicevalni dokument za pot, le-tega vpišemo v polje (Povezava na dokument) na poziciji in modul nam bo samodejno vnesel stranko prihoda.

Ko vnesemo stranko prihoda je možno vnesti tudi osebo, ki smo jo pri tej stranki konkretno obiskali. Pogoj je ta, da je ta oseba vnesena v šifrantu oseb.

Vkolikor vnesemo prevozno sredstvo za katerega je zahtevan vnos začetnega stanja števca, lahko le-to storimo že pred prvim knjiženjem, sistem pa bo ta podatek zahteval najkasneje ob drugem knjiženju.

Zadnja pozicija pri relacijah bo zmeraj vrnitev v izhodiščno točko. Klik na (vrnitev v izhodiščno točko) nam avtomatsko pripravi pozicijo vrnitve v matično podjetje. Pri tem moramo spremeniti le še čas odhoda in čas prihoda.

· predujmi:

S pomočjo ikone se nam odpre ustrezen šifrant, iz katerega izberemo želeno vrsto predujma (prenos iz šifranta »Vnos stroškov«):

Polja o predujmih se izpolnijo ob prvem kreiranju potnih nalogov. Polje izpolni odgovorna oseba oziroma vodja, ki pošilja zaposlenega na službeno pot.

· priloge:

Tematski del izpolni oseba, ki je bila na službeni poti. V pozicije vnese stroške, ki jih je imela na poti. Pri tem si lahko pomagamo z ikono , ki nam prikaže ustrezni šifrant, iz katerega izberemo želene podatke.

4. Podatke oziroma potni nalog shranimo s klikom na ikono .

5. S pomočjo gumba za tiskanje potni nalog natisnemo. Pri tem imamo naslednje možnosti:

1.2 Knjiženje potnega naloga

Za knjiženje potnega naloga lahko v šifrantu »Zaposleni« vsakemu zaposlenemu dodelimo določene pravice – v odvisnosti od izbranega koncepta o izdelavi potnega naloga. V fazi od izdelave pa do obračuna potnega naloga je potrebno trikratno knjiženje potnega naloga, in sicer:

¨ 1. knjiženje: ob odhodu na pot.

¨ 2. knjiženje: ob prihodu iz poti; priprava za obračun.

¨ 3. knjiženje: potrditev za v obračun. Po tem dejanju spreminjanje podatkov ni več mogoče. Potni nalog se je predal v obračun za to pooblaščeni osebi. Le-ta ga obračuna s pomočjo modula »Izdelava potnega naloga z obračunom«.

2 Izdelava potnega naloga z obračunom

Potni nalog se lahko premakne v obračun takrat, ko je trikrat poknjižen (zaključen).

Obračun potnega naloga je samodejen in je odvisen od urejenih/izpolnjenih šifrantov ter podatkov v potnem nalogu. Kljub samodejnemu obračunu je izračunane podatke mogoče naknadno urejati (to sme le pooblaščena oseba).

Za obračun potnega naloga odpremo obrazec »Izdelava potnega naloga z obračunom«. Za uporabo modula se predhodno dodelijo pravice, saj ne more vsak zaposleni obračunavati potnih nalogov.

V iskalniku poiščemo zaključeni potni nalog ali v obrazec vpišemo njegovo številko. Izpiše se nam potni nalog. Za obračun potnega naloga kliknemo na ikono . Odpre se okno:

V kolikor ugotovimo, da je obračun napačen, imamo s klikom na ikono možnost, da ga izbrišemo in ustvarimo novega. Ko so vsi podatki pravilni, dokument shranimo ter kliknemo na ikono , s čimer zaklenemo obračun in potni nalog. Ko to storimo, lahko v naslednjem koraku generiramo temeljnico za potni nalog.

3 Informativno okno

V obrazcu »Izdelava potnega naloga« imamo v tematskem delu »Osnovni podatki« informativno okno:

Okno nam omogoča hiter vpogled v porabljeni čas na službeni poti, razdaljo, ki smo jo prevozili ter število strank, ki smo jih obiskali. Pri tem ločeno prikazuje čas, ki smo ga porabili na poti ter čas, ki smo ga potrebovali, da smo opravili določeno nalogo (ali več nalog) pri stranki/strankah.

V informativnem oknu pa lahko spremljamo tudi stanje potnega naloga, in sicer, ko potni nalog prvič kreiramo, je v rumenem oknu napis: . Ko potni nalog pripravimo, ga prvič knjižimo. Takrat je stanje v oknu naslednje: .

Ko se zaposleni vrne iz službene poti, vnese v potni nalog še preostale podatke o poti, ter nalog drugič knjiži – zapis se spremeni: . V tem primeru potni nalog še lahko popravimo, saj še zmeraj obstaja možnost odknjiževanja. Podatke na dokumentu je potrebno še enkrat preveriti ter nato popraviti ali pa ga tretjič knjižimo: . Po tretjem knjiženju je potni nalog potrjen za v obračun. Pooblaščena oseba potni nalog obračuna, shrani ter dokončno knjiži (zaklene obračun in potni nalog). Ko ustrezni potni nalog ponovno odpremo, vidimo v informativnem oknu napis . Po tem je ponovno urejanje in kakršnokoli popravljanje podatkov v potnem nalogu onemogočeno.