PREGLED DOKUMENTOV

V modulu pregled dokumentov tvorimo pregled na osnovi pogojev, ki jih lahko vnašamo v dveh oknih z nazivom Osnovni pogoji in Razširjeni pogoji. Vnesemo samo tiste pogoje, na podlagi katerih želimo pregled dokumentov. Če polje pustimo prazno, se ta pogoj ne bo upoštevali pri oblikovanju izpisa.

Funkcijske tipke

      Potrdi prenos izbranega dokumenta v urejevalnik dokumentov (kadar se iskanje dokumentov kliče iz urejevalnika dokumentov)

      Izpiši spisek dokumentov po izbranih pogojih.

     Prekliči vnešene podatke.

      Osveži prikaz dokumentov po vpisanih pogojih.

      Prilagodi širino kolon.

      Prikaži izvorne in ciljne dokumente za izbrani dokument.

      Prikaži stranke na dokumentih po izbranih pogojih

      Odpri dokument v urejevalniku dokumentov

      Izvoz dokumentov v XML obliko.

      Prikaži urejevalnik naročil. V odvisnosti od vrste dokumenta se prikaže modul za pregled in urejanje Prejetih naročil (rezervacij), Izdanih naročil, Prejetih prednaročil.

      Prikaži pomoč za delo z iskanjem dokumentov.

      Izhod iz programa.

 

Prvo okno za vnos pogojev se imenuje OSNOVNI POGOJI.

 

  Prvi pogoj po katerem lahko oblikujemo izpis dokumentov je tip dokumenta. Polje moramo obvezno vpisati. Če vnesemo samo ta pogoj, dobimo pregled vseh dokumentov te vrste, ki smo jih napisali. Tip dokumenta lahko poiščemo v šifrantu. Okno s šifrantom odpremo s klikom na ikono za vnosnim poljem.

 

  V polje Prodajalec vpišemo šifro zaposlenega, ki je pisal dokument. Če šifre prodajalca ne poznamo jo lahko poiščemo v šifrantu. Šifrant odpremo s klikom za vnosnim poljem ali tipko F12. Izpisane dobimo vse dokumente, ki jih je napisal ta prodajalec.

 

 Pregled dokumentov lahko oblikujemo po skladiščih, na izpisu dobimo izpisane dokumente vezane na posamezno skladišče. Tudi šifro skladišča lahko poiščemo v šifrantu, ki ga odpremo s klikom na ikono za vnosnim poljem ali tipko F12.

 

  Naslednji pogoj na podlagi katerega lahko izdelamo pregled je naslovnik, poslovni partner na katerega smo naslovili dokument. Šifro poslovnega partnerja poiščemo v šifrantu poslovnih partnerjev, ki ga odpremo s klikom na ikono za vnosnim poljem ali tipko F12.

  V polju Knjižen1 opredelimo ali želimo izpis knjiženih ali neknjiženih dokumentov. Nekateri dokumenti imajo tudi podatek o drugem knjiženju.

 

  V polju Knjižen2 opredelimo ali želimo prikaz dokumentov, ki so drugič knjiženi. Ta podatek se upošteva samo pri sledečih dokumentih:

- PREJETA NAROČILA, REVERZI....dokumenti, kateri ažurirajo rezervacije. Pri teh dokumentih drugo knjiženje pomeni, da so bili izdobavljeni vsi artikli iz dokumenta in/ali da je dokument zaključen.

- PROIZVODNI DELOVNI NALOG drugo knjiženje pomeni, da je proizvodnja zaključena in da se je na osnovno skladišče prenesel proizvedeni artikel in da se je proizvodno skladišče razbremenilo za sestavne dele novega artikla.

- BLAGAJNIŠKI RAČUN drugo knjiženje pomeni, da je blagajniški račun poknjižen v davčno knjigo.

- PREJEM V SERVIS drugo knjiženje pomeni, da je servisiranje zaključeno

 

  V polje Poslovna enota/Stroškovno mesto vpišemo poslovno enoto na kateri so bili narejeni dokumenti, ki jih želimo izpisati. Šifrant poslovnih enot lahko odpremo s klikom na ikono za vnosnim poljem ali tipko F12.

 

  V poljih Od datuma in Do datuma opredelimo obdobje za katero želimo pregled dokumentov.

 

  V polju Ciljni dokument se izbira DA/NE. Uporablja se takrat, kadar uporabnik želi prikaz tistih dokumentov, ki imajo ciljni dokument. Na primer, da je iz dobavnice že kreiran račun.

 

           Z vnosom podatka v polje Ciljni dokument omejimo nabor rezultatov samo na tiste dokumente, ki imajo za ciljni dokument naveden dokument. Uporabno v primerih, kadar ima nek dokument več možnih vrst ciljnih dokumentov.

 

  Prioriteta je podatek, ki je vezan na poslovnega parterja na določenem doumentu. V poslovnih partnerjih so podane prioritete za posamezne poslovne partnerje, ki se prenašajo na dokumente. S tem program omogoča prikaz dokumentov sortiranih po prioritetah strank

 

  Listanje dokumentov omogoča tudi izbiro dokumentov, ki vsebujejo določen artikel.

 

         Izbira omogoča iskanje dokumentov, ki imajo izbran artikel na poziciji dokumenta ali pa v glavi dokumenta (servisni dokumenti). Kadar je polje izbrano potem program išče dokumente, ki imajo izbran artikel v glavi dokumenta.

  Z vpisom številke naročilnice je omogočen prikaz dokumentov, ki so nastali na osnovi prejete ali izdane naročilnice.

 

  V kolikor nam zadostujejo pogoji, ki smo jih vnesli potrdimo pogoje s tipko Prikaži. Na ekranu dobimo pregled dokumentov, ki ustrezajo vnesenim pogojem. Kadar želimo vnašati pogoje tudi v vnosni mapi z nazivom Razširjeni pogoji, preskočimo tipko Prikaži in vnesemo pogoje v tej mapi.

 

  Pogoji v vnosni mapi z nazivom Razširjeni pogoji omogočajo še podrobnejšo opredelitev dokumentov, ki jih želimo na izpisu.

 

  Kadar želimo izpisati dokumente, s katerimi smo knjižili prenose iz skladišča na skladišče, v polje Iz skladišča vpišemo šifro skladišča iz katerega smo preskladiščili artikle. V polje Na skladišče vpišemo šifro skladišča na katero smo blago preskladiščili.

 

  Pregled dokumentov lahko tvorimo tudi po projektih. Kadar vnesemo šifro projekta, tvorimo pregled dokumentov vezanih na določen projekt. Šifre projekta poiščemo v šifrantu, ki ga odpremo s klikom na ikono za vnosnim poljem.

 

 Pogoj na osnovi katerega lahko tvorimo pregled je tudi podpisnik dokumenta.

 

  Kadar želimo izpis dokumentov, ki se nanašajo na skladiščnika, ki je artikle prejemal in izdajal iz skladišča, v pišemo v polje Skladiščnik šifro zaposlenega - skladiščnika. Šifrant zaposlenih odpremo s klikom na ikono za vnosnim poljem ali tipko F12.

 

  Pregled dokumentov lahko tvorimo tudi na podlagi šifre agenta.

 

 Ob uporabi modula za Agentno prodajo se lahko s tem parametrom izberejo tisti dokumenti, ki so bili prenešeni od agentov.

 

  Dokumente lahko tudi iščemo po šifri prejemnika. Šifra prejemnika mora obstajat v šifrantu poslovnih partnerjev. Ta filter pride prav pri iskanju dokumentov, ki so bili narejeni za plačnika, ki ima veliko število poslovnih enot in mora na dokumentu biti označeno za katerega prejemnika je bil narejen dokument.

 

  Ob uporabi modula za kreiranje dokumentov z prenosnimi terminali se s tem parametrom lahko pregledajo dokumenti, ki imajo s prenosnimi terminali pripravljeno količino za izdajo ali prejem.

 

  Izpis dokumentov lahko oblikujemo na osnovi številke dokumenta. Številka dokumenta je številka, ki jo dokument dobi v okviru poslovne enote, odvisno od tipa dokumenta. V eni poslovni enoti lahko imamo več enakih številk dokumentov, če so ti dokumenti različnih tipov. Različne poslovne enote pa imajo lahko tudi enake številke istih tipov dokumentov.

 

  Pri uporabi servisnega modula se lahko izbirajo dokumenti tudi po številki originalnega servisnega naloga.

 

 Pri prejemih je omogočeno iskanje po dobaviteljevi številki dokumenta.

 

Omogočeno je iskanje dokumentov glede na to kolikokrat so bili tiskani. Vpišete število tiskanj, ki vas zanima in znak za primerjavo (enako, večje, manjše, ni enako).

 

Omogočeno je tudi iskanje po artiklih na poziciji dokumenta.

 

 

Tretji zavihek za vnos pogojev so saldakonti.

 

 S tem pogojem gledamo ali dokument ali ciljni dokument ima zapadle odprte postavke.

 

Po vnosu pogojev v drugi vnosni mapi z nazivom Razširjeni pogoji se vrnemo v prvo vnosno mapo z nazivom Osnovni pogoji in vnesene pogoje potrdimo s tipko Prikaži.
Na ekranu dobimo pregled dokumentov na osnovi vnesenih pogojev.

  Z izbiro funkcije odpremo Poizvedbeno okno, kjer si lahko sami vpišemo pogoje na podlagi katerih želimo tvoriti pregled dokumentov. Vpisane pogoje lahko shranimo, kadar želimo pregled večkrat izpisati.

V spodnjem desnem kotu so ikone s pomočjo katerih se lahko gibamo po pregledu oziroma nam dajejo informacije o velikosti pregleda.

 

   Rezultati poizvedbe so prikazani v razpredelnici. V okencu je število zadetkov. Če je okence rdeče obarvano je to znak, da vseh rezultatov ne vidimo. Če želimo prikaz vseh rezultatov vtipkamo vrednost 0, ali pa obstoječe število zadetkov povečamo. Privzeta vrednost forme je 300, ob zapiranju pa si sistem zapomni vneseno številko in jo uporabi pri naslednjem prikazu. Ker lahko zelo veliko število zadetkov traja dlje časa, je treba biti pri vnosu vrednosti 0 (vsi zadetki) pazljiv. Razpredelnica vsebuje tudi nekatere druge funkcionalnosti:

 

1.     Če eno od glav razpredelnice povlečemo v to območje, se bodo rezultati grupirali po tej vrednosti.

2.     Klik na eno od glav razpredelnice razporedi rezultate padajoče/naraščajoče glede na vrednosti v tem stolpcu

3.     Zeleni trak je namenjen filtriranju rezultatov; filtrira se en stolpec in sicer v realnem času ko uporabnik vnaša niz, ki ga želi najti.

Na koncu razpredelnice so vsi stolpci, ki vsebujejo numerične vrednosti sešteti.

Desni klik na podatke v razpredelnici prikaže priročni meni:

Pravila:

1.     Kopiranje deluje v okviru nabora zadetkov (omejitve števila zapisov) in v okviru dodatno nastavljenih filtrov;

2.     Dodatno nastavljeni filtri delujejo le na obsegu omejitve zadetkov, torej če je vrednost v "Maksimalno zapisov" rdeče obarvana, pomeni da NISO prikazani VSI zadetki, ampak samo prvih xxx.

3.     Kopiraj označeno vsebino na odložišče, bo na odložišče preneslo IZBRANE vrstice. Pri tem si pomagamo s standardnim izbiranjem: s tem da držimo Shift lahko označimo začetno in končno vrstico izbora, s pritisnjenim Ctrl pa izbiramo posamezne vrstice.