POLNJENJE ARTIKLOV, ČRTNIH KOD IN CENIKOV IZ EXCEL DATOTEKE

Modul je namenjen polnjenju podatkov iz Excelovih datotek direktno v TIC bazo podatkov. Polnimo lahko artikle, črtne kode in največ tri cenike. Da polnjenje naredimo univerzalno in zanesljivo je potrebno postaviti nekaj pravil, s katerimi more biti vsak uporabnik modula seznanjen, saj lahko z nepravilno uporabo modula naredimo precej škode na podatkih.

Funkcije

Vnos nove šifre/dokumenta/pozicije.

Shrani vnešene podatke.

Prekliči vnos podatkov.

Ustvari prazno excel datoteko

Prenesi artikle v excel

Prikliči ON LINE pomoč za delo s programom.

Izhod iz programa.

Za vsako področje (artikli, črtne kode in ceniki) bo v nadaljevanju podrobno opisano. Na splošno pa je treba upoštevati naslednje:

· Modul deluje samo na osnovi Dobaviteljeve šifre (kataloške oznake – polje SupplierArticleID). To je edini pogoj po katerem išče ali artikel že obstaja ali je nov.

· Modul nam omogoča, da s klikom na ikono ustvarimo prazno Excel datoteko, ki ima tako obliko kot je potrebna za prenos. Za polnjenje priporočamo uporabo tako ustvarjene datoteke, ker so vse potrebne kolone vezane na polja, katera polnimo in tako ne more priti do napake, da bi pomotoma polnili polja z napačnimi podatki.

· V bazi podatkov se spremenijo vsa polja, ki imajo v Excelu vpisan kakršenkoli podatek. Torej če nočemo, da se polje v bazi spremeni, potem pustimo v Excelu tisto celico prazno!

Če bi prenašali podatke iz zgornje slike, bi v primeru kot kaže slika na levi prenesli vsa tri polja v bazo ne glede na to ali je artikel nov ali ne. Medtem bi v primeru slike na desni dobili naslednje rezultate: pri obstoječem artiklu bi se popravila v bazi samo vrednost polja »Konto nabave«, pri novem artiklu pa bi dobili napako ker je »Konto prodaje« obvezno polje za nov artikel, polje »odgovorna oseba« pa je neobvezno polje in se ne bi zapisalo v bazo.

· Polnjenje cenikov določimo v XML-u. Prvi cenik je vedno primaren cenik in zanj lahko nastavljamo samo ali se polni ali ne. Ostala dva cenika pa lahko izberemo. Več o tem pri polnjenju cenikov.

· Podatki se prenesejo le če so podatki pravilni, v nasprotnem primeru pa nobeden.

· Prenos začnemo tako, da kliknemo na ikono .

Pred začetkom prenosa moramo izbrati katere artikle želimo prenesti, saj tega po začetku prenosa ni več možno spreminjati.

Po kliku na ikono izberemo Excel datoteko katero želimo prenesti.

Modul bo potem prebral vse podatke iz Excela, jih nato preveril in po potrebi izračunal potrebne oz. manjkajoče cene za cenik. Če je kje med podatki kakšna napaka, ali kak podatek manjka, se bo prenos ustavil in v Excelu bomo imeli dodatna stolpca Status in Error, kjer bo za posamezno vrstico zapisan vzrok napake in sicer po naslednji tabeli:

ReadFailed	Napaka pri branju iz Excel datoteke (izpisan točen razlog).
CheckArticleFailed	Napačni oz. manjkajoči podatki za artikel
ClassFFailed	Napaka pri faktorjih na klasifikacijo
OtherFFailed	Napaka pri ostalih faktorjih
CheckBCodeFailed	Napaka pri črtni kodi
CheckPriceIFailed	Napaka pri ceniku
NotSaved	Artikel ni shranjen

Te vrstice popravimo v Excelu in ponovno sprožimo prenos.

Če so vsi podatki v redu se nam bo odprla nova ikona in s klikom nanjo podatke shranimo v bazo. V primeru kakršnekoli napake pri shranjevanju se prenos ustavi in dobimo spet poročilo zapisano v Excelu.

Ko enkrat kliknemo na ikono za shranjevanje prenosa ne moremo več preklicati.

1.) Polnjenje artiklov

Polnimo lahko nove in obstoječe artikle.

Za polnjenje novih artiklov moramo vnesti obvezne podatke, medtem ko za spremembo obstoječih artiklov ni obveznih podatkov razen »Dobaviteljeve šifre« (kataloške oznake – polje SupplierArticleID).

Razen polj, ki so namenjena za artikle imamo še vrsto polj, ki služijo zgolj za izračun cenika. Tu bi izpostavil polji za osnovno ceno (CustomerBasicPrice, DealerBasicPrice). Ti dve polji se v bazo zapišeta samo, če se polni tudi primarni cenik. Osnovna cena bo podrobno razložena pri polnjenju cenika (pomembno za polnjenje cenika).

V naslednji tabeli je spisek vseh polj, ki se uporabljajo za artikle:

Polje za prenos	Polje v bazi	Excel kolona	Obvezno polje za nov artikel	Privzeta vrednost	Opis
Šifra artikla	ArticleID	A			Ne vpisujemo!
Opis oznake artikla (kataloška šifra)	SupplierArticleID	B			Obvezni vnos za vse artikle!
Stara šifra artikla	OldArticleID	C		''
Vrsta artikla	ArticleTypeID	D		' '
Naziv artikla	Title	E	
Enota mere	MeasureUnitID	F	
Šifra prvega nivoja primarne klasifikacije	PrimClassI	G			dva znaka
Šifra drugega nivoja primarne klasifikacije	PrimClassII	H			štirje znaki
Šifra tretjega nivoja primarne klasifikacije	PrimClassIII	I			štirje znaki
Šifra davčne stopnje	TaxID	J	
Konto nabave	ProvisionAccount	K	
Konto prodaje	SaleAccount	L	
Šifra carinske stopnje	DutyID	M		0
Šifra transporta	TransportationID	N		0
Šifra prevoznika	CarrierID	O		0
Osnovni dobavitelj	SupplierID	P		0
Valuta cene za kupce	CustomerCurrency	Q		' '
Osnova za izračun cene za kupce	CustomerBasicPrice	R		0	obvezno pri polnjenju primarnega cenika na osnovi faktorjev
Faktor za ceno za kupce	CustomerFactor	S		0
Valuta cene za trgovce	DealerCurrency	T		' '
Osnova za izračun cene za trgovce	DealerBasicPrice	U		0	obvezno pri polnjenju primarnega cenika na osnovi faktorjev
Faktor za ceno za trgovce	DealerFactor	V		0
Povprečna nabavna cena	AverageProvisionPrice	W		NULL
Odgovorna oseba za artikel	ResponsibilityPerson	X		1
Aktivnost artikla	Active	Y		1	1-aktiven 0-pasiven
Carinska tarifa	CustomsTariff	AG		0	osem znakov
Država porekla	SourceCountryID	AH	
Teža	BruttoWeight	AI	
Faktor preračuna merskih enot	IntrastatUnitFactor	AJ		1

Za polnjenje artiklov moramo vedeti naslednje:

- Na izbiro imamo ali hočemo dodati nove artikle ali naredimo samo popravek že obstoječih artiklov ali pa oboje. Kateri so novi oziroma artikli vidimo na osnovi barve vrstice (glej legendo barv).

- Za vsak artikel se na osnovi Dobaviteljeve šifre (kataloške oznake) pridobi šifra artikla in le ta se zapiše v Excel datoteko pri uspešnem prenosu podatkov.

2.) Polnjenje črtne kode:

Za polnjenje črtnih kod rabimo samo en dodaten podatek in sicer črtno kodo.

V naslednji tabeli je spisek polj, ki se uporabljajo za črtne kode:

Polje za prenos	Polje v bazi	Excel kolona	Obvezno polje za nov artikel	Privzeta vrednost	Opis
Črtna koda	BarCode	AF		''

Polnijo se po naslednjem pravilu:

- Polnijo se samo primarne črtne kode.

- Če črtna koda v bazi ne obstaja, se ustvari nova primarna črtna koda.

- Če črtna koda v bazi obstaja, vendar ni primarna, se spremeni v primarno črtno kodo.

- Če smo pustili v Excelu celico za črtno kodo prazno se črtna koda ne prenese.

1.) Polnjenje cenikov

Pred vsakim polnjenjem cenika se naredi kopija cen za artikle, kateri se polnijo. Pri naslednji spremembi cene na takem artiklu bodo stare cene izgubljene.

Pomembno:

- Primarni cenik se ne polni samo v primeru, da imamo XML nastavitve tako nastavljene ali če ni vpisane nobene cene (osnovne in prodajne).

- Če smo vnesli »Osnovno ceno« se bo izvršil preračun za polnjenje cenika (Cena brez DDV za končnega kupca, Cena brez DDV za trgovca) in se bodo zapisale preračunane cene. V kolikor pa nismo vnesli osnovne cene se naredi preračun iz podatkov za cenik (izračuna se »Osnovna cena«). Prednost ima vedno preračun iz »Osnovne cene«, tudi če smo vnesli še druge podatke.

Za cenike so v Excelu naslednja polja:

Polje za prenos	Polje v bazi	Excel kolona	Obvezno polje za nov artikel	Privzeta vrednost	Opis
Cena brez DDV za končnega kupca (cenik 1 - primarni)	CustomerPriceWoTax	Z	
Cena brez DDV za trgovca (cenik 1 - primarni)	DealerPriceWoTax	AA	
Cena brez DDV za končnega kupca (cenik 2)	CustomerPriceWoTax	AB	
Cena brez DDV za trgovca (cenik 2)	DealerPriceWoTax	AC	
Cena brez DDV za končnega kupca (cenik 3)	CustomerPriceWoTax	AD	
Cena brez DDV za trgovca (cenik 3)	DealerPriceWoTax	AE	

Polnjenje cenika poteka po naslednjem postopku:

- Primarni cenik je povezan z artikli preko faktorjev, zato se ta cenik vedno preračuna po logiki za TIC-a. Medtem pa se ostali ceniki polnijo direktno z vrednostmi, ki so vpisane v Excelu.

- Pri izračunu cen se v tej verziji še ne upoštevajo valute, zato mora uporabnik sam poskrbeti, da so cene v isti valuti kot cenik.

- V kolikor nismo v Excel vnesli nobene cene za artikel, se za ta artikel tudi cenik ne spremeni.

2.) Izvoz artiklov Excel

S klikom na ikono zaženemo modul za prenos artiklov v Excel.

V tem oknu določimo pogoje, po katerih bomo prenašali artikle v Excel (prenesejo se samo tisti, ki ustrezajo vpisanim pogojev – npr. naziv, klasifikacija, …).

Ko smo pogoje nastavili (in dobimo v listanju ustrezne artiklov) s klikom na ikono sprožimo prenos podatkov v Excel datoteko in jo shranimo.

Nato v datoteki popravimo podatke, ki jih želimo spremeniti (upoštevamo nasvete iz začetka tega navodila) ter shranimo. Po že opisanem postopku dokument ponovno prenesemo v TIC.