Vnosna polja dokumentov so razdeljena v razne
zavihke(ali mape) v vnosni maski dokumenta. Ti zavihki so razdeljeni v 3
skupine:
-
podatki
o dokumentu
-
podatki
o poslovnih partnerjih in pogojih
-
pozicije
dokumenta
Vnosne maske za posamezno vrsto dokumenta in njihove
značilnosti se urejajo z XML urejevalnikom dokumentov, kjer se lahko za
posamezno polje ali zavihek nastavijo:
- vidnost
- možnost vnosa ali vpogleda
- obveznost vnosa
- privzeta vrednost
- opis polja
- decimalna mesta (pri numeričnih poljih)
1.3.1.1 Tip
Vrsta dokumenta, ki jo program pridobi iz podatkov že vnesenih dokumentov, kadar je
bil izbran že vnesen dokument ali pa iz izbire kreiranja novega dokumenta, kadar
je bilo izbrano kreiranje novega dokumenta
PE/Strm in Skladišče sta podatka, ki ju program pridobi iz tabele zaposlenih
glede na kreatorja dokumenta. PE/Strm je podatek, ki ga po shranitvi dokumenta
ni možno več popraviti, skladišče je možno popravit glede na dovoljenje za
uporabo skladišč za določeno poslovno enoto (glej poglavje skladišča poslovnih
enot)
Številka dokumenta in ključ dokumenta sta podatka, ki jih program dodeljuje ob prvi
shranitvi dokumenta.
Datum dokumenta je datum kreiranja dokumenta in ga program predlaga glede na sistemski
datum računalnika
POSEBNOSTI ZA VRSTE DOKUMENTOV !
V primeru dokumentov, ki nam
pomenijo prenose blaga med skladišči je v osnovnih podatkih dokumenta obvezen
tudi vpis šifra skladišča, kamor se blago prenaša
1.3.1.3 Reference
Ciljni dokument je ključ dokumenta kateri je nastal na osnovi prikazanega dokumenta.
Ta podatek se dokumentu dodeli ob premiku dokumenta v drug dokument.
Izvorni dokument je ključ dokumenta iz katerega je prikazan dokument nastal.
1.3.1.3 Osebe
Komercialist , podpisnik in skladiščnik so
podatki, ki jih program predlaga glede na prijavo v program.
Agent je
podatek, katerega program omogoča vpisati v primeru, da uporabnik želi
spremljati podatke o prodajnih agentih kateri sodelujejo v procesu prodaje.
Polje agent se lahko uporablja v servisnih dokumentih za beleženje serviserjev,
ki opravijo servisno opravilo
1.3.1.4 Servis
Pri servisnih dokumentih se uporablja
tudi zavihek Servis v katerega se zabeleži servisiran artikel, serijska (servisna) številka in industrijska koda.
1.3.1.5 Dostop
Podatki o dostopu prikazujejo ključ
dokumenta, avtorja dokumenta in uporabnika, kateri zadnji opravil spremembo na
dokumentu in uporabnika, kateri je zadnji uporabljal dokument. Vsi podatki so
opremljeni tudi z datumom in uro.
1.3.1.6 Naslovnik
Šifra je
šifra plačnika ali naslovnika dokumenta in je poslovnega partnerja (kupca ali
dobavitelja glede na vrsto dokumenta) katera mora obstajati v tabeli poslovnih
partnerjev. Program omogoča izbiro šifre iz tabele ali pa ročni vnos. Po vnosu
ali izbiri šifre poslovnega partnerja program prikaže podatke o poslovnem
partnerju, ki so vezani na izbrano šifro.
Oseba je
šifra kontaktne osebe pri izbranem poslovnem partnerju. Osebo lahko izberemo iz
šifranta kontaktnih oseb poslovnih partnerjev. Po izbiri program prikaže
podatke o izbrani osebi.
1.3.1.7 Oblika
Valuta, jezik, cenik, način plačila in prioriteta so podatki, ki jih program pridobi
iz tabele poslovnih partnerjev in se lahko spreminjajo, če je v XML nastavitvah
dokumentov dovoljeno spreminjanje. Vsi ti podatki se pridobivajo iz pomožnih
šifrantov. Tečaj se lahko popravlja
samo v primeru, da se valuta poslovnega partnerja in valuta podjetja, ki
uporablja program razlikujeta. V nasprotnem primeru je tečaj 1,00000.
1.3.1.8 Datumi
Podatki o datumih so različni glede
na vrsto dokumenta. Program pridobiva podatek o valuti iz tabele poslovnih partnerjev in glede na ta podatek
izračunava datum valute. Ob vnosu podatkov je dovoljeno spreminjati podatke o
datumih.
1.3.1.9 Prejemnik
Šifra je
šifra prejemnika blaga navedenega na dokumentu in se na vsakem dokumentu tudi
izpiše. Šifro prejemnika program preverja v tabeli poslovnih partnerjev in
glede na vpisano šifro program prikaže tudi ostale podatke o prejemniku.
Oseba je
kontaktna oseba pri prejemniku blaga in se jo lahko izbere iz šifranta
kontaktnih oseb pri poslovnih partnerjih.
1.3.1.10 Povezava
Naročilnica
je podatek o številki naročilnice izdane za specificirano blago na dokumentu.
Pogodba je
številka pogodbe, ki jo program pridobiva iz tabele poslovnih partnerjev glede
na vpisani šifro naslovnika.
Projekt je
šifra projekta, katero program preverja v tabeli projektov. Ob vpisu šifre ki
obstaja v tabeli projektov program prikaže ostale predvidene podatke o
projektu.
1.3.1.11 Finance
Konto je
šifra konta iz kontnega plana. Program pridobiva konto glede na vrsto dokumenta
(prodaja, nabava) iz tabele poslovnih partnerjev.
Izvozni dokument je podatek, ki pove ali gre za izvozni dokument in vpliva na kasnejše
knjiženje v davčno knjigo
Ključ avansnega računa se mora vpisovati pri prodajnih dokumentih v primeru izdaje
avansnega računa za prejeto predplačilo blaga po izstavljenem predračunu ali
akaterem koli dokumentu.
1.3.2 Pozicije dokumentov
Vnos posameznih podatkov je odvisen
od vrste dokumenta in se ureja z XML urejevalnikom dokumentov.
1.3.2.1 Prodajni dokumenti
1.3.2.2 Nabavni dokumenti
1.3.2.3 Inventurni dokumenti
Polek seštevkov vrednostnih polj je
ja lažje kontrole in delo je omogočen prikaz dodatnih polj za pozicijo
dokumenta:
1.
Polje
v katerega se lahko po XML-u zapisujejo določeni podatki o artiklu, ki niso
vidni ob vnosu pozicij (n.pr. klasifikacija)
2.
Prodajna
zaloga v kateri se prikazuje prodajna zaloga artikla na skladišču dokumenta.
Izjema je kadar se uporabljajo količine na poti. Takrat program prikazuje
prodajno zalogo zmanjšano za količino na poti
3.
Nabavna
cena se prikazuje iz skladišča artikla in je podatek, ki služi pri prodaji, da
se prodajalec lažje odloči o prodajni ceni
4.
Podatek
o državi uvoza artikla)