1.3 VNOSNA POLJA DOKUMENTOV

Vnosna polja dokumentov so razdeljena v razne zavihke(ali mape) v vnosni maski dokumenta. Ti zavihki so razdeljeni v 3 skupine:

-               podatki o dokumentu

-               podatki o poslovnih partnerjih in pogojih

-               pozicije dokumenta

 

Vnosne maske za posamezno vrsto dokumenta in njihove značilnosti se urejajo z XML urejevalnikom dokumentov, kjer se lahko za posamezno polje ali zavihek nastavijo:

- vidnost

- možnost vnosa ali vpogleda

- obveznost vnosa

- privzeta vrednost

- opis polja

- decimalna mesta (pri numeričnih poljih)


1.3.1    Glava dokumenta

 

1.3.1.1       Tip

Vrsta dokumenta, ki jo program pridobi iz podatkov že vnesenih dokumentov, kadar je bil izbran že vnesen dokument ali pa iz izbire kreiranja novega dokumenta, kadar je bilo izbrano kreiranje novega dokumenta

PE/Strm in Skladišče sta podatka, ki ju program pridobi iz tabele zaposlenih glede na kreatorja dokumenta. PE/Strm je podatek, ki ga po shranitvi dokumenta ni možno več popraviti, skladišče je možno popravit glede na dovoljenje za uporabo skladišč za določeno poslovno enoto (glej poglavje skladišča poslovnih enot)

Številka dokumenta in ključ dokumenta sta podatka, ki jih program dodeljuje ob prvi shranitvi dokumenta.

Datum dokumenta je datum kreiranja dokumenta in ga program predlaga glede na sistemski datum računalnika

POSEBNOSTI ZA VRSTE DOKUMENTOV !

V primeru dokumentov, ki nam pomenijo prenose blaga med skladišči je v osnovnih podatkih dokumenta obvezen tudi vpis šifra skladišča, kamor se blago prenaša

 


1.3.1.3       Reference

Ciljni dokument je ključ dokumenta kateri je nastal na osnovi prikazanega dokumenta. Ta podatek se dokumentu dodeli ob premiku dokumenta v drug dokument.

Izvorni dokument je ključ dokumenta iz katerega je prikazan dokument nastal.

1.3.1.3       Osebe

Komercialist , podpisnik in skladiščnik so podatki, ki jih program predlaga glede na prijavo v program.

Agent je podatek, katerega program omogoča vpisati v primeru, da uporabnik želi spremljati podatke o prodajnih agentih kateri sodelujejo v procesu prodaje. Polje agent se lahko uporablja v servisnih dokumentih za beleženje serviserjev, ki opravijo servisno opravilo

 

1.3.1.4       Servis

Pri servisnih dokumentih se uporablja tudi zavihek Servis v katerega se zabeleži servisiran artikel, serijska (servisna) številka in industrijska koda.

 


1.3.1.5       Dostop

Podatki o dostopu prikazujejo ključ dokumenta, avtorja dokumenta in uporabnika, kateri zadnji opravil spremembo na dokumentu in uporabnika, kateri je zadnji uporabljal dokument. Vsi podatki so opremljeni tudi z datumom in uro.

 

1.3.1.6       Naslovnik

Šifra je šifra plačnika ali naslovnika dokumenta in je poslovnega partnerja (kupca ali dobavitelja glede na vrsto dokumenta) katera mora obstajati v tabeli poslovnih partnerjev. Program omogoča izbiro šifre iz tabele ali pa ročni vnos. Po vnosu ali izbiri šifre poslovnega partnerja program prikaže podatke o poslovnem partnerju, ki so vezani na izbrano šifro.

Oseba je šifra kontaktne osebe pri izbranem poslovnem partnerju. Osebo lahko izberemo iz šifranta kontaktnih oseb poslovnih partnerjev. Po izbiri program prikaže podatke o izbrani osebi.

 

1.3.1.7       Oblika

Valuta, jezik, cenik, način plačila in prioriteta so podatki, ki jih program pridobi iz tabele poslovnih partnerjev in se lahko spreminjajo, če je v XML nastavitvah dokumentov dovoljeno spreminjanje. Vsi ti podatki se pridobivajo iz pomožnih šifrantov. Tečaj se lahko popravlja samo v primeru, da se valuta poslovnega partnerja in valuta podjetja, ki uporablja program razlikujeta. V nasprotnem primeru je tečaj 1,00000.

 

1.3.1.8       Datumi

Podatki o datumih so različni glede na vrsto dokumenta. Program pridobiva podatek o valuti iz tabele poslovnih partnerjev in glede na ta podatek izračunava datum valute. Ob vnosu podatkov je dovoljeno spreminjati podatke o datumih.

 

1.3.1.9       Prejemnik

Šifra je šifra prejemnika blaga navedenega na dokumentu in se na vsakem dokumentu tudi izpiše. Šifro prejemnika program preverja v tabeli poslovnih partnerjev in glede na vpisano šifro program prikaže tudi ostale podatke o prejemniku.

Oseba je kontaktna oseba pri prejemniku blaga in se jo lahko izbere iz šifranta kontaktnih oseb pri poslovnih partnerjih.

 

1.3.1.10     Povezava

Naročilnica je podatek o številki naročilnice izdane za specificirano blago na dokumentu.

Pogodba je številka pogodbe, ki jo program pridobiva iz tabele poslovnih partnerjev glede na vpisani šifro naslovnika.

Projekt je šifra projekta, katero program preverja v tabeli projektov. Ob vpisu šifre ki obstaja v tabeli projektov program prikaže ostale predvidene podatke o projektu.


 

1.3.1.11     Finance

Konto je šifra konta iz kontnega plana. Program pridobiva konto glede na vrsto dokumenta (prodaja, nabava) iz tabele poslovnih partnerjev.

Izvozni dokument je podatek, ki pove ali gre za izvozni dokument in vpliva na kasnejše knjiženje v davčno knjigo

Ključ avansnega računa se mora vpisovati pri prodajnih dokumentih v primeru izdaje avansnega računa za prejeto predplačilo blaga po izstavljenem predračunu ali akaterem koli dokumentu.

 

1.3.2          Pozicije dokumentov

Vnos posameznih podatkov je odvisen od vrste dokumenta in se ureja z XML urejevalnikom dokumentov.

 

1.3.2.1       Prodajni dokumenti

 

1.3.2.2       Nabavni dokumenti

 

1.3.2.3       Inventurni dokumenti

 

1.3.2.4       Prikaz dodatnih polj na poziciji dokumenta

Polek seštevkov vrednostnih polj je ja lažje kontrole in delo je omogočen prikaz dodatnih polj za pozicijo dokumenta:

1.       Polje v katerega se lahko po XML-u zapisujejo določeni podatki o artiklu, ki niso vidni ob vnosu pozicij (n.pr. klasifikacija)

2.       Prodajna zaloga v kateri se prikazuje prodajna zaloga artikla na skladišču dokumenta. Izjema je kadar se uporabljajo količine na poti. Takrat program prikazuje prodajno zalogo zmanjšano za količino na poti

3.       Nabavna cena se prikazuje iz skladišča artikla in je podatek, ki služi pri prodaji, da se prodajalec lažje odloči o prodajni ceni

4.       Podatek o državi uvoza artikla)