Urejevalnik dokumentov-Funkcijske tipke glave dokumentov

Funkcijske tipke na dokumentih nam omogočajo izvajanje določenih standardnih in/ali opcijskih funkcij. Obstajajo standardne funkcije (kreiranje novega dokumenta, shrani , prekliči, iztiskal, predogled….) in opcijske funkcije, ki se pojavljajo samo na nekaterih dokumentih glede na potrebe. Opcijske funkcije se nastavljajo v XML urejevalniku dokumentov.

1.1.1 Nov dokument ali priklic zadnjih vnesenih dokumentov

Funkcija za začetek vnosa novega dokumenta ali priklic pred kratkim vnesenega dokumenta.

Z izbiro te funkcije program omogoča:

- izbor vrste dokumenta za vnos novega dokumenta.

Po izbiri dokumenta program pripravi prazno vnosno masko za vnos podatkov novega dokumenta.

- priklic enega od zadnjih vnešenih dokumentov

1.1.2 Preklic vnosa podatkov v dokument

Funkcija za preklic vnešenih podatkov v dokument. S to funkcijo se prekliče vnos vseh podatkov v dokument. Program ob preklicu vnosa uporabnika opozori s sledečim opozorilom:

DA Dokument se shrani

NE Dokument se ne shrani

PREKLIČI Funkcija se ne izvrši

1.1.3 Shrani dokument

Funkcija za shranjevanje dokumenta. S to funkcijo se shrani dokument. Dokument s shranitvijo pridobi številko in ključ dokumenta.

Program v spodnjem delu okna javi , da je dokument shranjen

1.1.4 Izpis dokumenta

Funkcija za tiskanje dokumenta. Dokument je možno tiskati na različne tiskalnike, ki so priključeni lokalno ali v mreži računalnikov. Z izbiro te funkcije se dokument izpiše na privzeti tiskalnik Windows operacijskega sistema. Da bi se dokument tiskal na privzet tiskalnik je potrebno vsak izpis iz dokumenta prvič izpisati s pomočjo predogleda in na vnosni maski za izbiro tiskalnika nastaviti vse parametre za direktno tiskanje. Nastavijo se :

1. Standardna izpisna glava in noga

2. Standardno število kopij izpisa

3. Napesredno tiskanje na privzet tiskalnik. Če ta parameter ni izbran potem se neposredno tiskanje vrši na zadnje izbran tiskalnik v predogledu.

Če je na dokumentu omogočen izpisovati več raznih vrst izpisov se pred tiskanjem izbere vrsta izpisa.

Nastavitev standardnih parametrov za direktno tiskanje je potrebno urediti za vsako vrsto izpisa.

1.1.5 Predogled tiskanja dokumenta

Funkcija za predogled tiskanega dokumenta. Funkcija za predogled tiskanja dokumenta omogoča izbiro:

- vrste izhodnega formata (tiskalnik, .rtf, .xls, .txt, .htm

- obrazca na katerega se naj iztiska dokument

- števila kopij

- izbor tiskalnika

Po izbiri vseh podatkov za izpis program omogoča izpis na izbran tiskalnik z izbranimi parametri ali pa predogled tiskanja.

1.1.6 Povezave z drugim uporabnikom TIC programske opreme

TIC programska oprema omogoča povezavo med uporabniki TIC programske opreme tudi s pomočjo elektronskih dokumentov. Trenutno je možna povezava z izvozom dokumenta tipa DOB(dobavnica) in pri naslovniku dobavnice včitavanje te dobavnice v dokument tipa PRE(prejem)

1.1.6.1 Izvoz dokumenta

1.1.6.2 Uvoz dokumenta

1.1.7 Preračun dokumenta

Funkcija za preračun vrednosti dokumenta. Funkcija preračuna vrednost vseh pozicij. Upoštevane so cene po sistemu označene v XML nastavitvah posameznega dokumenta.

1.1.9 Premik med deli dokumenta

Funkcija za premik med posameznimi deli vnosne maske. Vnosna maska dokumenta je razdeljena v 3 dele:

1. Podatki o dokumentu (vrsta dokumenta, številka, ključ dokumenta, datum, lastnik dokumenta, povezani dokumenti)

2. Naslovnik, prejemnik, datumi dokumenta, valuta, tečaj, naročilnica….

3. Pozicije dokumentov

Med posameznimi deli vnosne maske se lahko premika z :

- uporabo funkcije

- s premikom miškinega kazalca v izbran del in klikom levega miškinega gumba

- s funkcijsko tipko F9

1.1.10 Prvo knjiženje dokumenta

Funkcija za knjiženje dokumenta. Funkcija je možna na dokumentih, ki imajo v svoji definiciji določeno knjiženje. Nekateri dokumenti (proizvodn delovni nalog..) imajo omogočeno zaradi svojega načina delovanja omogočeno dvojno knjiženje. Dokumenti imajo lahko nastavljeno tudi samodejno kopiranje v naslednji dokument. V tem primeru se bo po knjiženju dokumenta samodejno ustvaril naslednji dokument z enako vsebino.

Knjiženje osnovnih tipov dokumentov:

Tip dokumenta	Naziv dokumenta	Opis knjiženja
PNA	Prejeto naročilo	Povečuje rezervacije artiklov
DOB	Dobavnica	Zmanjšuje dejansko zalogo in rezervacije
RAC	Račun	Povečuje odprte postavke v saldakontih kupcev in tvori zapis v DDV knjigi izdanih računov
REV	Reverz	Povečuje rezervacijo artiklov
NAD	Naročilo dobavitelju	Povečuje količino izdanih naročil
PRE	Prejem	Povečuje dejansko zalogo artiklov
PNR	Prednaročilo	Povečuje količino prednaročenih artiklov
MSK	Medskladiščnica	Zmanjšuje zalogo na izvornem skladišču in povečuje zalogo na ciljnem skladišču
ZAM	Zamenjava	Zmanjšuje zalogo storniranega artikla in povečuje zalogo artikla v plus
INP	Inventurni popis	Knjiži viške in manjke ob inventurnem popisu

1.1.11 Drugo knjiženje dokumenta

Funkcija za drugo knjiženje se uporablja samo v nekaterih dokumentih in ima več pomenov:

- označevanje statusa dokumenta in ne vpliva na zaloge

- Proizvodni nalog ima drugo knjiženje za knjiženje porabe vna proizvodnem skladišču in prijavo proizvoda na skladišče končnih proizvodov

- Medskladiščnica za potrjevanje prispetja poslanega blaga na ciljno skladišče, kadar se uporablja spremljanje blaga na poti.

1.1.12 Odknjiži dokument

Odknjiževanje dokumenta se uporablja samo pri dokumentu prejeto naročilo, ki nama vpliva na dejansko zalogo na skladišču.

1.1.13 Premik v ciljni dokument

Funkcija za premik v naslednji dokument. Za dokumente, ki imajo v tabeli premikov med dokumenti definiran en ali več ciljnih dokumentov program omogoča izbiro premika in ob izbiri te funkcije program prikaže možne ciljne dokumente.

Z izbiro ciljnega dokumenta program prepiše podatke dokumenta v nov ciljni dokument.

1.1.14 Predopomba

Funkcija za izpis spremnega dopisa k dokumentom. Omogočen je vpis 1500 znakov dopisa, ki se izpiše med naslovnikom in pozicijami dokumenta. Vnaša se s pomočjo okna za vpis opomb s tem, da je omogočen vpis samo v prvi del vnosnega okna za opombe. Za to opombo je možna prednastavitev v šifrantu opomb in kasnejša izbira iz njega.

1.1.15 Opombe na dokumentu

Funkcija za vpis končnih opomb na dokumentu. Program omogoča za vsak dokument vpis treh opomb za dokument, ki se izpišejo na koncu dokumenta. Opombe lahko vsebujejo v naprej pripravljene tekste šifrirane v šifrantu opomb dokumentov ali pa poljuben tekst, katerega se lahko vpiše ob samem kreiranju dokumenta.

1.1.16 Vnos podatkov za knjigovodske vpise (samo prejem)

1.1.17 Vnos prejemne kalkulacije (samo prejem)

1.1.18 Pregled odprtih postavk za naslovnika

Funkcija za pregled saldakontov. Ta funkcija omogoča pregled odprtih postavk poslovnega partnerja za katerega je kreiran dokument.

1.1.19 Prenos podatkov v INTRASTAT poročilo

TIC programska oprema omogoča elektronsko pošiljanje INTRASTAT poročil. Zato je potrebno podatke posameznega dokumenta, ki se nanaša na to poročilo prenesti v poseben spisek. Na vsakem dokumentu, ki se lahko nanaša na to poročilo je omogočena posebna funkcija.

1.1.20 Povezave z drugimi programskimi opremami

TIC programska oprema omogoča povezave z drugimi programskimi oprema po sistemu izvoza in uvoza dokumenta. Te povezave potekajo preko tabel ali tekstovnih datotek.

1.1.20.1 Kreiranje najav za programsko opremo SVS Skladko

Programska oprema SVS Skladko je specializirana programska oprema za velika regalna skladišča. TIC programska oprema pošilja najave prejemov in izdaj iz svojih dokumentov v programsko opremo SVS Skladko. Funkcija se uporablja na dokumentih za katere je predpisano, da morajo tvoriti najave izdaje iz skladišča, ki se spremlja s programsko opremo SVS Skladko. Funkcija pošlje podatke v programsko opremo SVS Skladko kot najavo izdaje na skladišče ali najavo izdaje iz skladišča.

1.1.20.2 Pregled dokumentov v programski opremi SVS Skladko

Prikaz stanja najav prejema ali izdaje na skladišču iz dokumenta, kadar podjetje uporablja za spremljanje skladišča programsko opremo SVS Skladko.

1.1.21 Vpogled v boniteto naslovnika

Iz vnosa dokumenta si lahko uporabnik pogleda bonitetne podatke za naslovnika na dokumentu.

1.1.22 Vnos mešanic

Funkcija se uporablja pri kreiranju tehnoloških listov pri proizvodnji granulatov in podobnih artiklov. Vpisuje se teža posamezne mešanice in število mešanic za katere je kreiran tehnološki list.

1.1.23 ON LINE pomoč

Funkcija za priklic ON LINE navodil v programski opremi TIC kjer si lahko uporabnik pogleda navodila za delo s programsko opremo in posameznimi moduli.

1.1.24 Izhod iz programa