AVANSNI RAČUN

 

 

3.5          Avansni račun ARA

3.5.1         Kreiranje novega avansnega računa

3.5.2         Urejanje obstoječega avansnega računa

3.5.3         Izpis avansnega računa

3.5.4         Knjiženje avansnega računa

3.5.5         Koriščenje avansov ob dobavah

 

3.5 Avansni račun

AVANSNI RAČUN (v nadaljnem besedilu ARA) je dokument, ki ga izstavimo kupcu v primeru predplačila kadar mu plačanega blaga ne moremo dobaviti v z zakonom določenem roku. ARA je dokument, kateri se nanaša na izstavljen predračun ali katerikoli dokument po katerem lahko kupec plača in naroči blago. Zato je priporočljivo na izstavljenem dokumentu ARA med drugim tudi označiti na osnovi katerega dokumenta je kupec sprovedel plačilo. Ob dobavi blaga za katerega je kupec plačal avans in smo mu izstavili ARA je obvezno navesti tudi podatke avansnega računa. Programska oprema TronInterCenter (v nadaljnem besedilu TIC) podpira spremljanje in saldiranje dokumentov ARA. Uporabniku je omogočeno, da z eno ali več dobavami črpa predplačilo, kar bo ob pravilni uporabi tudi prikazano na računih kupcu ob dobavi blaga.

 

3.5.1 Kreiranje avansnega računa

1    Z miškinim kazalcem izberi funkcijo za kreiranje novega dokumenta ali pritisni tipko F3

2    V oknu z tipi dokumentov z miškinim kazalcem izberi avansni račun

3    Z miškinim kazalcem potrdi kreiranje novega avansnega računa

 

Program bo v vnosnem oknu pripravil vnosno masko za avansni račun. V zavihkih podatkov o dokumentu bodo pripravljeni vsi potrebni podatki za nadaljevanje vnosa.

 

   

 

  

 

Vnos se nadaljuje v zavihku NASLOVNIK, ki je v primeru prodajnih dokumentov kupec.

V polje kupec (1) vnesi šifro kupca. Če šifre ne poznaš jo izberi iz spiska kupcev, ki si ga lahko prikličeš z izbiro funkcije (2) za iskanje kupcev. V sosedna polja (3 , 4) program prikaže podatke za izbranega kupca. V polje oseba (5) vnesi šifro kontaktne osebe pri kupcu ali pa jo izberi iz spiska kontaktnih oseb, ki si ga lahko prikličeš z izbiro funkcije (6) za iskanje kontaktnih oseb kupca. Program bo prikazal podatke kontaktnih oseb v polje (7) ob šifri kontaktne osebe.

 

V zavihku OBLIKA se vnaša samo tečaj kadar je kupčeva valuta različna od valute, ki jo uporabljate.

 

V zavihku DATUMI so sledeči datumi:

-    Datum DUR, ki ga program postavi na datum kreiranja avansnega računa

-    Predvidena dobava je datum ko boste  poslali blago kupcu

 

V zavihku PREJEMNIK je vpisan kupec. Če kupec želi dostavo na drug naslov v prejemnika vneseš šifro prejemnika iz šifranta poslovnih partnerjev. Postopek za vpis prejemnika in kontaktne osebe pri prejemniku je enak kakor za vpis naslovnika in kontaktne osebe pri naslovniku.

 

V zavihku POVEZAVA se vnesejo naročilnica in pogodba na osnovi katere je kreiran avansni račun.

 

Vnos in urejanje pozicij avansnega računa

 

POSEBNOST AVANSNEGA RAČUNA!

Pri dokumentu ARA ni potrebno navajati artiklov iz dokumenta po katerem je kupec izvršil predplačilo. Zadostuje navedba prejetega predplačila. Zato se v šifrant artiklov doda šifra z opisom:

»PREJETO PREDPLAČILO ZA DOBAVO BLAGA«

Posebnost pri vnosu je ta, da mora biti šifra artikla dodana med pozicije tolikokrat kot je na osnovnem dokumentu različnih davčnih stopenj, ker se prejeti avans lahko koristi samo v primeru dobave po enakih davčnih stopenj.

n.pr.  Na predračunu smo ponudili artikle z davčno stopnjo 20% (1) in artikle z davčno stopnjo 8,5% (2).

 

 

3.5.2 Urejanje obstoječega avansnega računa

Avansni račun se lahko ureja, če še ni poknjižen. Za urejanje dokumenta se dokument včita v urejevalnik dokumentov. Dokument se lahko poišče na sledeče načine:

 

Če je dokument vnešen med zadnjimi dokumenti:

Izberite funkcijo za nov dokument (1). V prikazu možnih dokumentov izberi zavihek DOSTOP (2). Izberite prikaz vnesenih dokumentov (3). Iz spiska prikazanih dokumentov (4) izberi željen dokument. Izbor potrdi s funkcijo V REDU (5). Če med prikazanimi dokumenti ni željenega dokumenta izberi funkcijo prekliči (6).

S potrditvijo izbire dokumenta se bo izbran dokument prenesel v urejevalnik dokumentov.

 

Iskanje starejšega dokumenta

Kadar dokument ni med zadnjimi vnesenimi dokumenti se lahko poišče s programom ISKANJE DOKUMENTOV VELEPRODAJE. Ta program se lahko zažene iz:

- Urejevalnika dokumentov

           

V urejevalniku dokumentov izberi funkcijo za iskanje dokumentov za poljem ključ (1). V programu za listanje dokumentov v polje TIP (2) dokumenta vpišite ARA. Izberite še ostale parametre za izbor dokumentov. S funkcijo PRIKAŽI (3) program prikaže vse dokumente, ki odgovarjajo izbranim pogojem. Iskani dokument v listanju dokumentov izberi na začetku vrste (4). S funkcijo za prenos v urejevalnik  (5) prenesi dokument v urejevalnik dokumentov.

 

- Osnovnega menija

V meniju izberi program za iskanje dokumentov veleprodaje (1). V programu za listanje dokumentov v polje TIP (2) dokumenta vpišite ARA. Izberite še ostale parametre za izbor dokumentov. S funkcijo PRIKAŽI (3) program prikaže vse dokumente, ki odgovarjajo izbranim pogojem. Iskani dokument v listanju dokumentov izberi na začetku vrste (4). S funkcijo za prenos v urejevalnik  (5) prenesi dokument v urejevalnik dokumentov.

Program TIC omogoča pregled dokumentov ARA tudi glede na izkoriščenost.

Ta pogoj omogoča pregled dokumentov ARA

-          ne glede na izkoriščenost

-          tistih ,ki še niso bili koriščeni z dobavami

-          tistih, ki so bili delno koriščeni z dobavami

-          tistih, ki so bili v celoti izkoriščeni z dobavami

 

Po izbiri pogojev program prikaže spisek dokumentov ARA, ki ustrezajo izbranim pogojem. Prikazan spisek dokumentov program omogoča tudi pregledati in/ali izpisati posamezno ali v celoti.

 

 

 

3.5.3 Izpis avansnega računa

 

Po shranitvi dokumenta se dokument lahko izpiše. Program omogoča predogled izpisa na ekran (2) ali pa direktno tiskanje na tiskalnik (1).

 

PRVO TISKANJE dokumenta morate vedno izvršiti preko predogleda, da si boste nastavili parametre za direktno tiskanje.

Nastavi se :

1 obrazec kadar se tiskata tudi glava in noga dokumenta

2 tiskalnik, kadar se ne izbere neposredno tiskanje na privzeti tiskalnik (3)

3 uporaba privzetega tiskalnika ob neposrednem tiskanju

4 število kopij

Vse te nastavitve veljajo tudi za predogled izpisa na ekran.

 

3.5.4 Knjiženje avansnega računa

 

Izstavitev avansnega računa je zaključena z knjiženjem. Program ob knjiženju ažurira to davčno knjigo avansnih računov.

 

 

Ob dobavi blaga za katero smo dobili predplačilo lahko sedaj črpamo sredstva tega predplačila in kakor zakon veleva tudi prikazujemo ob dobavi blaga in izstavitvi končnega računa. Program TIC omogoča tako celotne dobave za avansni račun kakor tudi delne dobave za en avansni račun.

 

3.5.5 Koriščenje avansov ob dobavah

Ob dobavah kupec koristi plačana predplačila. Kadar kupec koristi plačano predplačilo ob dobavi blaga je potrebno na dobavnico (v primeru avtomatske izdelave in knjiženja računa) ali na račun vpisati ključ dokumenta ARA, kateri je bil izdan za koriščeno predplačilo. Ključ koriščenega dokumenta ARA se vpisuje na dobavnico ali račun v osnovnih podatkih dokumenta v zavihku finance.

 

 

Program prikaže datum izstavitve dokumenta ARA (1), vrednosti osnovnega dokumenta (2) in vrednost neizkoriščenega dela predplačila (3). Program omogoča pregled zgodovine koriščenja predplačila (4) in prikaže dokumente s katerimi je bilo predplačilo koriščeno. Na spodnji sliki je prikazan dokument ARA pred knjiženjem računa s katerim se je koristilo predplačilo.

 

 

Iz dobavnice se kreira račun na katerem je prikazano koriščenje prejetega predplačila.

 

S knjiženjem računa je program opravil prenos knjižbe iz DDV knjige prejetih avansov v DDV knjigo izdanih računov.

 

 

 

Istočasno se je zmanjšal tudi nekoriščena vrednost prejetega predplačila. V pregledu avansa je prikazana tudi zgodovina koriščenja avansa.